Воздействие неблагоприятных факторов на долговечность документов в архивах
ВЕДЕНИЕ
Многие события человеческой жизни можно узнать благодаря сохранившимся архивным материалам.
Архивы – это помещения, оснащенные специальным оборудованием для хранения документов или фото и киноматериалов. Если необходим какой-либо документ, то обратившись в соответствующий архив, можно получить копию этого документа или просто ознакомиться с его содержанием, сделав нужные выписки.
Так, опираясь на архивные документы, возможно узнать историю любой страны. Причем не только в бумажном виде, но и просмотреть фото и кинодокументы. Но все это со временем можно восполнить и восстановить. Но невозможно восстановить потерянные архивные материалы.
Поэтому архив – это бесценный источник, где хранятся уникальные материалы общественно-политической деятельности выдающихся людей и факты исторических событий. В этом заключается значимость архива как источника научного познания и социально-философского осмысления исторических событий, достижения материальной и духовной культуры, преемственность связей поколений у каждого народа и социального прогресса общественной жизни.
Цель хранения документов - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов.
СОДЕРЖАНИЕ
Ведение 3
1.1 Нормативно – технические документы 6
1.2 Стандарт предприятия 9
1.3 Особенности делопроизводства и ИП 10
Глава 2 Анализ организации делопроизводства на предприятии ИП Смирнов Александр Валерьевич 14
2.1 Краткая характеристика предприятия ИП Смирнов А.В. 14
2.2 Документооборот на предприятии 16
2.3 Технология работы с документами на предприятии 18
2.4 Контроль исполнения документов 22
2.5 Составление номенклатура дел 23
2.6 Архивное хранение документов 24
Глава 3 Создание методических рекомендаций по обеспечению надлежащего хранения документов внутри организации ИП Смирнов А.В. 28
3.1 Цели создания архива 28
3.2 Описание помещения, в котором располагается архив организации 31
3.3 Работа над созданием методических рекомендаций по обеспечению надлежащего хранения документов внутри организации ИП Смирнов А.В. 33
Заключение 37
Список источников 39
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 01.07.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 1, (часть I). –
2.Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 28.06.2021, с изм. от 08.07.2021) // Собрание законодательства РФ.
3.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022) ) // Собрание законодательства РФ.
4.Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 22.08.2021) // Собрание законодательства РФ.
5.Российская Федерация. Закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации № 149 – ФЗ [Электронный ресурс] : федер. закон : [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г. : одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] Редакция от 30.12.2021 (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru.
6.Российская Федерация. Закон. О персональных данных № 152-ФЗ [Электронный ресурс] : федер. закон : [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г. : одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] Редакция от 02.07.2021 / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru.
7.Российская Федерация. Закон. Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации № 442-ФЗ [Электронный ресурс] : федер. закон : [принят Гос. Думой 23 декабря 2013 г. : одобр. Советом Федерации 25 декабря 2013 г.] Редакция от 11.06.2021 / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru.
8.Российская Федерация. Закон. Об архивном деле в Российской федерации № 125-ФЗ [Электронный ресурс] : федер. закон : [принят Гос. Думой 01 октября 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 октября 2004 г.] Редакция от 11.06.2021 / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru
9.Правительство Российской федерации. Постановления. Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации № 687 [Электронный ресурс] : пост.прав. : [ утверждено постановлением правительства Р.Ф. 15 сентября 2008 г. ] / Правительство Российской федерации. Постановления // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru
10.Министерства культуры Российской Федерации. Приказ. Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения № 236 [Электронный ресурс] : пост.мин.культ. : [утвержден приказом Федерального архивного агентстваи 20 декабря 2019 г.] / Министерства культуры Российской Федерации. Приказ // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru
11.Министерства культуры Российской Федерации. Приказ. Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях № 526 [Электронный ресурс] : пост.мин.культ. : [утвержден приказом Федерального архивного агентства 31 марта 2015 г.] / Министерства культуры Российской Федерации. Приказ // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru
12.Министерства финансов Российской Федерации. Приказ. Об утверждении порядка учета и хранения регистрирующим органом всех представленных в регистрирующий орган документов, а также порядка и сроков хранения регистрирующим органом содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц и едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей документов и порядка их передачи на постоянное хранение в государственные архивы № 15н [Электронный ресурс] : пост.мин.культ. : [утвержден приказом Министерством финансов Р.Ф. 31 января 2013 г.] / Министерство финансов Российской Федерации. Приказ // Консультант Плюс. – Режим доступа : http://www.consultant.ru
13.ГОСТ 30389-2013 Услуги общественного питания. Предприятия общественного питания. Классификация и общие требования. [Текст]. – Введ 01.01.2016 № 30389-2013
14.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ 17.10.2013 N 1185-ст: ИПК Изд-во стандартов, 2013
15.ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Официальное издание. – М.: Стандартинформ, 2019.
16.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Официальное издание. – М.: Стандартинформ, 2019.
17.АО "Консультант Плюс" Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы [Электронный ресурс] /Консультант Плюс// Путеводитель по кадровым вопросам. – 2021 - №768 – Режим доступа : https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=yJk2f1TCWKqX3w4m&cacheid=5AA15EDDC92CC868928E3744270FDB1A&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=PKV&n=768#SEh5f1Tw83b18l031 (03.12.2021)
18.Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит. Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс] // - 2020 – Режим доступа : https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html (28.02.2022)
19.Девядко Н.О. Личная карточка сотрудников. Правила хранения [Электронный ресурс] /Н.Девядко// - 2019 – Режим доступа : https://www.buhgalteria.ru/article/lichnaya-kartochka-sotrudnikov-pravila-khraneniya
21.Кузнецов Ф.Н. Хранение и использование персональных данных работников [Электронный ресурс] /Ф.Кузнецов//Юридическая энциклопедия «МИП». – 2020 – Режим доступа : https://advokat-malov.ru/zashhita-prav-rabotnikov/hranenie-i-ispolzovanie-personalnyh-dannyh-rabotnikov.html. (22.12.21)
22.Мартынюк Н.А. Контроль расходов на "доходной" усн: кому и зачем он нужен [Электронный ресурс] /Н. Мартынюк //журнал «Главная книга». -2021 - №17 - Режим доступа : https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=xkCte1TE8pa2IUfL&cacheid=0ADFC94C12BBAB4B252A4BF225FC1D6A&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=PBI&n=292935#LKZwe1TcI8ecCBv11 (15.01.2022)
23..Полякова В.Э. Отметка ДЗН (до замены новыми) [Электронный ресурс] /В.Полякова// статья подготовлена для системы КонсультантПлюс. – 2022 – Режим доступа : https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=xkCte1TE8pa2IUfL&cacheid=51A2473346954772024B4C706ABC4B0E&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=CJI&n=130002#lhl0f1TyDvhE0DMh (15.01.2022)
24.Радченоко Л.А. Организация производства на предприятиях общественного питания [Электронный ресурс] /Л.Радченко// Справочник финансового директора. – 2019 – Режим доступа : https://bcoll.ru/1500-dokumenty-dlya-obshhestvennogo ( 22.12.2021)
25.Савельев А.И. Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону «О персональных данных» [Электронный ресурс] /А. Савельев. – 2021 - Режим доступа : https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=yJk2f1TCWKqX3w4m&cacheid=5AA15EDDC92CC868928E3744270FDB1A&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=CMB&n=19013#67zCf1TS63Ipl2iu ( 22.12.2021)
26.Шестакова Е.В. Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2021 году [Электронный ресурс] /Е. Шестакова// статья подготовлена для системы КонсультантПлюс. – 2021 – Режим доступа : https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=QGBJf1TJ6hIjzkV&cacheid=809AD36E8394DADDBFC22805DA7D185E&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=CMB&n=19001#t9CJf1TNp6K5j7SV ( 22.12.2021)
26.Ширшова Е.А. Какие документы можно хранить в личном деле после увольнения работников, учитывая требования о защите персональных данных [Электронный ресурс] /Е.Ширшова// статья Федеральная служба по труду и занятости. – 2021 – Режим доступа https://demo.consultant.ru/cgi/online.cgi?req=doc&ts=yJk2f1TCWKqX3w4m&cacheid=D6944B3F410154892E8DE07788BC59D5&mode=splus&rnd=WwvJQ&base=QUEST&n=207910#qDk3f1Trz2UdqLr7 (03.12.2021)
27.Яблокова М.Ю. О хранение и уничтожении документов в ИП[Электронный ресурс] /М. Яблокова// сайт Главбух. – 2019 – Режим доступа : https://www.glavbukh.ru/hl/217916-o-hranenii-i-unichtojenii-dokumentov (30.11.2021)
сей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота оформлен в виде таблицы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения.
В систему документооборота организации включены такие виды документов как:
Документы от поставщиков - приходные документы (торговая накладная, закупочный акт).
Документы со склада - товарная книга, товарный отчет, ведомость об остатках товаров на складе, накладная на отпуск товара.
Документы с производства - калькуляционные карты, план-меню, акт о реализации готовых изделий, дневной заборный лист, отчет о движении продуктов, контрольный расчет.
Документы с кафе - расчетные документы (чеки, расчетные квитанции), Журнал учета столовой посуды и приборов, Акт на бой, лом и утрату посуды и приборов.
Все документы, составляемые по ходу технологического процесса (от закупки с