Совершенствование организации делопроизводства в электросетевой компании в условиях применения цифровых технологий
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность электронного документооборота как инструмента совершенствования организации делопроизводства заключается в том, что сегодня совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство на предприятиях.
Важно отметить, что внедрение электронного документооборота сокращает трудоемкость процессов подготовки и обработки документов, затраты на их хранение.
Особую актуальность вопрос внедрения электронного документооборота приобрел в период пандемии COVID-19, когда удаленный формат работы заставил компании переосмыслить свои внутренние процессы, а в особенности процессы документирования.
Помимо прочего растущая популярность автоматизации процесса делопроизводства – основа цифровой трансформации бизнеса и власти, обеспечения взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
ТЕОРЕТИЧЕСКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА 7
1.1 Понятие, принципы, типовые процессы и особенности организации делопроизводства в организации 7
1.2 Влияние цифровых технологий на осуществление процесса делопроизводства в организации 11
2 АНАЛИЗ ПРОЦЕССА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФИЛИАЛЕ АО «РОССЕТИ ТЮМЕНЬ» ТЮМЕНСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ 30
2.1 Краткая характеристика филиала АО «Россети Тюмень» Тюменские электрические сети 30
2.2 Анализ существующей системы делопроизводства в филиале АО «Россети Тюмень» Тюменские электрические сети 42
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЭЛЕКТРОСЕТЕВОЙ КОМПАНИИ В УСЛОВИЯХ ПРИМЕНЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 48
3.1 Разработка управленческих решений по совершенствованию организации делопроизводства в электросетевой компании в условиях применения цифровых технологий 48
3.2 Оценка эффективности разработанных управленческих решений 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 ГОСТ Р 7.0.97–2016. СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. – Москва, 2016.
2 ГОСТ Р 57551–2017/ISO/TR 18128:2014. Информация и документация. Оценка рисков документных процессов и систем. – М.: Стандартинформ, 2017.
3 О Стратегии национальной безопасности Российской Федерации: указ Президента РФ № 683 от 31.12.2015 // СЗ РФ. – 2016. – № 1 (ч II). – Ст. 212.
4 Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных: постановление Правительства РФ № 325 от 23.03.2017 // СЗ РФ. – 2017. – № 14. – Ст. 2062.
5 Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи: приказ Минкомсвязи РФ № 234 от 31.07.2014 [зарег. в Минюсте РФ 26.12.2014 № 35442, введ. в действие Постановлением Правительства РФ от 15.01.2015 № 45].
6 План мероприятий по реализации госпрограммы «Цифровая экономика Российской Федерации». – Текст: электронный // Правительство Российской Федерации: офиц. сайт. – Москва, 2017. – URL: http://gov.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm (дата обращения 01.06.2021)
7 О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации» (вместе с «Национальной стратегией развития искусственного интеллекта на период до 2030 года»): указ Президента РФ от 10.10.2019 N 490 « // СПС КонсультантПлюс // http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 17.11.2021)
8 Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 [зарег. в Минюсте России 17.08.2018 № 51922].
9 Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. -2018. - № 1. - С. 11-28.
10 Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?224
11 Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html
12 Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php
13 Веретехина, С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография / С.В. Веретехина. - М.: Русайнс, 2017. - 213 c.
14 Гореткина Е. RECS`2017: электронный документооборот в период перехода к цифровой экономике [Электронный ресурс] // PCWEEK. Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=197882
15 Дмитриева, М. С. Искусственный интеллект и системы электронного документооборота в управлении закупками / М. С. Дмитриева, А. И. Дмитриев // Вестник Юридического института МИИТ. — 2020. — № 2 (30). — С. 83—89.
16 Епишкина, Ю. А. Новые аспекты в регламентации процесса оформления документов / Ю. А. Епишкина, Н. Н. Шокорова // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. XVIII Междунар. науч.-практ. конф. – Пенза : Изд-во ПГУ, 2018. – С. 27–30.
17 Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб. и доп., 2019. - 111 c.
18 Жилин, В. В. Искусственный интеллект в системах хранения данных / В. В. Жилин, О. А. Сафарьян // Advanced Engineering Research. — 2020. — №2. — С. 78—85.
19 Жилинская, В. В. Цифровой поворот в развитии документоведения и архивоведения // Academy. — 2020. — №6 (57). — С. 15—21.
20 Кружкова, И. И. Использование искусственного интеллекта в публичном управлении / И. И. Кружкова, А. В. Якушина // В сборнике: Управление кадровой политикой и современные требования к персоналу: Профессиональные стандарты и деятельность кадровых служб. Материалы Межрегиональной научно-практической конференции / ответственный редактор В. М. Быченков. — Москва, 2019.
21 Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2021. — 461 с.
Суммируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что «зеленый офис» помогает любой компании работать более эффективно, рационально использовать ресурсы и свести к минимуму негативное воздействие на окружающую среду. Тенденция на автоматизацию документационного обеспечения управления предприятия в рамках «зеленого офиса» повышает оперативность управления, эффективность работы его сотрудников в целом, а, следовательно, приводит к повышению корпоративной культуры предприятия и конкурентоспособности на рынке, оперативности принятия стратегически верных управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут также способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу сотрудников более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют им трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр значимых вопросов.