Использование систем электронного документооборота для мониторинга процессов управления в организации на примере ГК «Полис», ООО «Меридиан»
ВВЕДЕНИЕ
Современная экономика России переживает период масштабной цифровой трансформации, затрагивающей все отрасли народного хозяйства. Строительная отрасль, традиционно отличающаяся высокой документационной нагрузкой и разветвлённой сетью участников строительного процесса, является одной из тех сфер, где внедрение систем электронного документооборота (СЭД) способно принести наибольший управленческий и экономический эффект. Переход от бумажного делопроизводства к электронному позволяет не просто сократить трудозатраты на обработку документов, но и принципиально изменить качество управления: обеспечить его прозрачность, контролируемость и оперативность.
Вместе с тем практика показывает, что само по себе наличие программного обеспечения не гарантирует решения управленческих проблем. Эффективность СЭД определяется глубиной её интеграции в бизнес-процессы организации, полнотой использования функциональных возможностей, качеством настройки маршрутов согласования и регламентов работы
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ МОНИТОРИНГА ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ 6
1.1. Понятие, сущность и функции системы электронного документооборота 6
1.2. Классификация и виды систем электронного документооборота 8
1.3. Роль СЭД в мониторинге процессов управления организацией 10
1.4. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в РФ 12
1.5. Особенности применения СЭД в строительной отрасли 14
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГК «ПОЛИС», ООО «МЕРИДИАН» 18
2.1. Общая характеристика организации 18
2.2. Исследование систем электронного документооборота организации 20
2.3. SWOT-анализ применения ЭДО в управлении компанией 22
2.4. Выявленные проблемы в области применения ЭДО 26
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ЭДО И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ 32
3.1. Рекомендации по устранению проблемы несвоевременного согласования 32
3.2. Рекомендации по внедрению платёжного календаря в 1С:БитФинанс 34
3.3. Рекомендации по совершенствованию контроля исполнительной документации 36
3.4. Экономическая эффективность предложенных мероприятий 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.
2. Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. — М.: Термика, 2021. — 352 с.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС «КонсультантПлюс».
4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 29.12.2022) // СПС «КонсультантПлюс».
5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 11.06.2021) // СПС «КонсультантПлюс».
6. Федеральный закон от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости» (ред. от 06.02.2023) // СПС «КонсультантПлюс».
7. РД-11-02-2006. Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства. — М.: ФГУП ЦПП, 2006.
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. — М.: Стандартинформ, 2017.
9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.
10. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (об электронном кадровом документообороте) // СПС «КонсультантПлюс».
11. Постановление Правительства РФ от 01.01.2021 № 1 «О федеральной государственной информационной системе ценообразования в строительстве» // СПС «КонсультантПлюс».
12. Приказ Министерства строительства и ЖКХ РФ от 12.05.2017 № 783/пр «Об утверждении требований к составу, содержанию и порядку оформления документации, представляемой для получения технических условий» // СПС «КонсультантПлюс».
13. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник
В теории и практике управления существует несколько направлений применения СЭД в мониторинге управленческих процессов.
Мониторинг исполнительской дисциплины - данное направление охватывает отслеживание соблюдения сроков исполнения документов и поручений, выявление систематических нарушителей сроков, анализ причин задержек. Автоматическое формирование напоминаний снижает вероятность пропуска контрольных сроков. Среди показателей этого направления можно выделить: долю документов, исполненных в срок; среднее время обработки документа; количество просроченных поручений в динамике.
Мониторинг процессов согласования - Это один из наиболее значимых объектов наблюдения для организаций с развитой системой согласования договоров и платёжных документов. СЭД фиксирует время нахождения документа на каждом этапе согласования, позволяя выявить «узкие места» в маршрутах. Среди показателей: средний срок согласования по типам документов; доля документов, задержанных на согласовании сверх норматива; среднее число циклов доработки на каждом этапе.
Финансовый мониторинг - в части управления платёжными документами и договорной работой СЭД, интегрированная с финансовыми системами, обеспечивает контроль движения денежных средств, соблюдения условий договоров и своевременности платежей. Платёжный календарь как элемент финансового мониторинга позволяет планировать денежные потоки и предотвращать кассовые разрывы.
Мониторинг строительного документооборота - для организаций строительной отрасли принципиально важен контроль над исполнительной документацией - актами скрытых работ, общими журналами работ, исполнительными схемами. Несвоевременное формирование этой документации влечёт серьёзные риски при сдаче объекта в эксплуатацию.
Аналитический мониторинг и формирование управленческой отчётности - накопл