Анализ и совершенствование системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти (на примере управления федеральной службы войск национальной гвардии российской федерации по Республике Башкортостан)
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы состоит в том, что основная функция любого государственного учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.
Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.
При этом важно понимание того, что сам по себе документооборот в органах государственного управления не является замкнутой системой направленной на чисто формальное обеспечение движение документа внутри организации, начиная с момента его поступления и заканчивая выпуском исходящего, нормативно-правового либо иного управленческого документа.
Такая формализация свойст
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ВНЕДРЕНИЯ И РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРАВООХРАНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ 8
1.1. Основные принципы и условия применения электронного документооборота 8
1.2 Нормативно-правовые основы системы электронного документооборота 13
1.3 Основные особенности и функции систем электронного документооборота 22
2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЕСПУБЛИКЕ БАШКОРТОСТАН 30
2.1 Общая характеристика и анализ деятельности Управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по Республике Башкортостан 30
2.2 Оценка системы электронного документооборота в Управлении Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по Республике Башкортостан: проблемы и пути их решения 36
3 ПУТИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ПЕРСПЕКТИВЫ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ 44
3.1 Анализ процессов внедрения и использования системы электронного документооборота в Управлении Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по Республике Башкортостан 44
3.2 Предложения по решению проблем эффективности внедрения электронного документооборота 51
3.3 Мероприятия по совершенствованию системы внедрения электронного документооборота в Управлении Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по Республике Башкортостан 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ. 63
ПРИЛОЖЕНИЕ А 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Конституция Российской Федерация. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (с изменениями и дополнениями). – М.: Феникс, 2020. – 63 с.
2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. Закон Рос. Федерации от 20 июля 2006 года № 149-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 8 июля 2006г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 14 июля 2006г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 31 (часть I). – Ст. 3448.
3. О персональных данных: федер. закон Рос. Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 8 июля 2006 г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 14 июля 2006 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 31 – (часть I). – Ст. 3451.
4. Об электронной цифровой подписи: федер. закон Рос. Федерации. 2002. № 1-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 2. – Ст. 127 (Утратил силу).
5. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон Рос. Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 1 октября 2004г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 13 октября 2004г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.
6. Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг: федер. закон Рос. Федерации от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 7 июля 2010г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 14 июля 2010г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2010. – № 31. – Ст. 4179.
7. Об электронной подписи: федер. закон Рос. Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 25 марта 2011 г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 30 марта 2011 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
8. О войсках национальной гвардии Российской Федерации: федер. закон Рос. Федерации от 03 июля 2016 г. № 226-ФЗ : принят Гос. Думой Федер. Собрания Рос. Федерации 22 июня 2016 г. : одобрен Советом Федерации Федер. Собрания Рос. Федерации 29 июня 2016 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2016. – № 27. – Ст. 4159.
9. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг.: Указ Президента Рос. Федерации от 9 мая 2017 г. № 203 [Электронный ресурс] – Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс» (дата обращения: 23.12.2022).
10. О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»: Постановление Правительства Рос. Федерации от 28 января 2002 г. № 65 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 5. – Ст. 531.
11. О единой системе межведомственного электронного взаимодействия: Постановление Правительства Рос. Федерации от 8 сентября 2010 г. № 697 [Электронный ресурс] – Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс» (дата обращения: 23.12.2022).
12. О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти: Постановление Правительства Рос. Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2012. – № 38. – Ст. 5102.
13. О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения
Таким образом, под электронным документооборотом мы будем понимать такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде с использованием специализированного класса программного обеспечения – систем электронного документооборота. Электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными выше принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.
В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.
Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.
Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.
Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться «на лету», автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных.