Анализ организации рабочего времени секретаря и руководителя организации. Пути оптимизации (на примере АО "Почта России" УФПС Московской области)
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Сегодня в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Термин ?секретарь?, сегодня может значить технического секретаря (машинистку) или секретаря-референта помощника руководителя и ученого секретаря научных советов. В зависимости от должностных обязанностей разные требования к уровню квалификации, профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях от секретаря требуется организация действий, тесно связанная с автоматизированными технологиями, применяемыми в работе.
Успешное управление и работа организации во многом зависит от правильно организации работы секретаря. Основной целью секретарской работы является эффективное документное и бездокументное обслуживание с использованием новых технологий. Так как очень небольшое количество организаций в России уделяет должное внимание и финансовые затраты на введение инноваций на предприятии, то изучение деятельности секретаря в со
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РОЛИ И ФУНКЦИЙ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 5
1.1. Роль секретаря в системе управления организацией 5
1.2. Основные функции секретаря организации 10
1.3. Организационные функции секретаря 19
АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ В АО «ПОЧТА РОССИИ» УФПС МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 28
2.1. История создания и деятельности в АО «Почта России» УФПС Московской области 28
2.2 Организация делопроизводства в АО «Почта России» УФПС Московской области 30
2.3 Организация рабочего времени секретаря и руководителя АО «Почта России» УФПС Московской области 33
РЕКОМЕНДАЦИИ И МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ АО «ПОЧТА РОССИИ» УФПС МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 38
3.1. Анализ выявленных недостатков в организации рабочего времени секретаря и руководителя АО «Почта России» УФПС Московской области 38
3.2. Мероприятия для оптимизации рабочего времени секретаря и руководителя АО «Почта России» УФПС Московской области 44
3.3. Прогноз эффективности предложенных мероприятий по организации рабочего времени секретаря и руководителя АО «Почта России» УФПС Московской области 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный государственный образовательный стандарт начального общего образования. – 5-е изд., перераб. – М.: Просвещение, 2017. – 53 с.
2.Акционерное общество ?Почта России? УФПС Московской области. - URL: https://vypiska-nalog.com/reestr/7734022226-fgu-ufps-moskovskoy-oblasti (дата обращения 20.05.2023).
3. Астахова, Л. В. Документоведение как наука: эволюция, понятие, структура, место в системе наук // Делопроизводство. — 2017. — № 4. — С. 35–42. – Текст : непосредственный.
4.Документационное обеспечение управления образовательными системами: учебно-методическое пособие / сост. А. В. Ничагина. – СПб.: ЛГУ им. А.С. Пушкина, 2015. – 128 с– Текст : непосредственный.
5.Жакова, Л.Ю., Жаков, В.В. Документирование управленческой деятельности: Методические указания. - М.: МГУПС (МИИТ), 2015. - 86 с. – Текст : непосредственный.
6.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с. – Текст : непосредственный.
7.Кожанова, Е. Н. Делопроизводственные ошибки секретарей // Секретарь-референт. — 2019. — № 7. — С. 27–32
8.Королева, Т. А. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / Т. А. Королева. – СПб. : СПбГИКиТ, 2018. – 132 с. – Текст : непосредственный.
9.Ничагина А.В. Подготовка к делопроизводству на различных этапах образования // XIX Царскосельские чтения: материалы межвузовской науч. конф., 21–22 апреля 2015 г. / под общ. ред. проф. В.Н. Скворцова.– СПб: ЛГУ им. А.С. Пушкина, 2015.– Т.II. – С.71-74.
10.Организация деятельности совета директоров в организациях с государственным участием/ Поздняков К.К., Горохов А.А.// Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. - 2016. - № 7 (17). - С. 265-271
11. Плешкевич, Е. А. Документоведение в кон
В редких случаях его работа может координироваться офис-менеджером.
В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; мет