Исследование функций секретаря в международной компании
ВВЕДЕНИЕ
Если Вас попросят назвать одну из самых востребованных профессийне только сегодняшнего дня, но и последнего столетия, что первое придёт Вам на ум?
Ответ «секретарь» будет включать в себя оба условия данной загадки. Более того, эта профессия стала популярной более века назад. Ещё в Древнем Риме секретарь выступал в качестве хранителя чужих секретов, а позднее – доверенным лицом королей, герцогов и императоров.
В современном мире, с учётом постоянно меняющихся социально-экономических условий и динамичного темпа жизни, роль и функции секретаря в значительной степени изменились.
Само понятие «секретарь», согласно специализированной литературе, является комплексным и многозначным. Его значения варьируются от секретаря приёмной до делопроизводителя. Из этого следует, что требованияк профессиональной подготовке данных специалистов дифференциальные.
Согласно современным словарям, понятие «секретарь» определяется как «Работник, ведающий деловой перепиской, текущими дел
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……….…………………………………………………………4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ: ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА……………………………………………..7
1.1. Секретарь в международной организации……………………………….7
1.2. Основные качества секретаря в международной организации…………………………………...………9
1.3. Должностные обязанности секретаря………………………..……........12
2. ТИПОВОЙ ФУНКЦИОНАЛ СЕКРЕТАРЯ В МЕЖДУНАРОДНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ………...…………………….14
2.1. Функции секретаря-референта……………………………………….….14
2.2. Функции секретаря-стенографистки……………………………………17
2.3. Офис-менеджер. Администратор офиса………………………..………19
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В МЕЖДУНАРОДНОЙ КОМПАНИИ……...……………………..…….20
3.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации………………………………20
3.2. Разработка повестки дня…………………………………….….……….22
3.3. Подготовка к проведению совещаний……………………………….…24
3.4. Подготовка помещения для проведения совещания………..…………26
3.5. Организация приёма посетителей………………………..……………..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………….………………….………..30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.......…………………...32
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………….……..34
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Агафонова М.А. Основы теории стенографии: учеб.-методич. пособ. М., 2019
2. Архангельский Г. А. Время. Большая книга тайм-менеджмента / Г. А. Архангельский — «Издательство АСТ», 2019
3. Базавлуцкая Л.М. Практикум по современному документоведению : учеб. пособие / Л. М. Базавлуцкая. – Челябинск : Б-ка А. Миллера, 2020. – 5 с.
4. Договор поручения на заключение внешнеэкономического контракта с иностранной организацией
5. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» [Электронный ресурс] // Важные личностные и профессиональные качества секретаря: [сайт]. [2021]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/91259-lichnostno-i-professionalno-vajnye-kachestva-sekretarya-ofis-menedjera-i-pomoshchnika.
6. Иванова Н.П. Документационное обеспечение управления. Методическое пособие для студентов. М.: ФГБПОУ «Колледж МИД России» [Электронный ресурс]. 2019. С. 111. URL: http://www.college-mid.ru/student/library/documentation/
7. Кабушкин Н.И. Менеджмент гостиниц и ресторанов: учебное пособие/Н.И. Кабушкин. М.: КНОРУС, 2017. 293 с.
8. Лукаш, Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы : учебное пособие / Ю.А. Лукаш. – 2-е изд., стер. – Москва : ФЛИНТА, 2017.
9. Назарова Л.А. Как организовать совещание и вести протокол: повышаем КПД/ Л.А. Назарова.//
10. Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка [Электронный ресурс] – режим доступа: http://slovarozhegova.ru/search.php.
11. Профессиональный стандарт "Специалист административно-хозяйственной деятельности" Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности"
12. Самсонова И.И. Как подготовить совещание: примерный план и образцы документов/И.И. Самсонова.//Справочник секретаря. – 2019. -№ 11. – С.32.
13. Секретарь-референт. – 2017. № 8. – С. 11
14. Справочник секретаря
Согласно толковому словарю Ушакова, референт – это «должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам» . Сегодня секретаря-референта отличает более широкий круг обязанностей, начиная с приёма телефонных звонков и заканчивая участием в подготовке к деловым переговорам. Человек, избравший для себя профессию секретаря, должен понимать, что его главной задачей является освобождение руководства от текущих, вспомогательных операций. Кроме того, специфика работы сотрудников секретариата заключается в том, что им приходится не только выполнять операции с документацией и современной оргтехникой (включая работу на ПК), но и осуществлять многочисленные контакты с вышестоящим руководством, сотрудниками, коллегами, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и тому подобное. Совершенно понятно, что работа секретаря – это тяжёлый, порой скучный, трудоёмкий процесс. В этом также можно убедиться на основе типовых должностных инструкций, перечислив основные функции секретаря-референта:
• организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя;
• ведение делопроизводства.
Секретарь-референт должен выполнять следующие должностные обязанности:
• осуществлять подготовку необходимой документации, обеспечивать финансово-хозяйст