Проблемы архивного хранения документов (на примере деятельности Администрации Хабарского района. Архивный отдел)
Введение
Актуальность темы. Ежедневно организации и Администрации разрабатывают и получают большое количество файлов разного типа. Все они имеют разное значение, имеют определенный срок хранения и могут быть восстановлены после окончания работы. Чтобы не затруднять поиск нужных документов, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после выполнения работ, но до поступления в архивы. Соблюдая все правила, вы не только не потеряете, но и сможете легко и быстро найти важные файлы.
С одной стороны архивы хранят документно зафиксированную информацию, с другой – востребованность архивной информации препятствует исполнению задач хранения, вплоть до того, что активное обслуживание архивными документами приводит к ветшанию материальной основы документа. В связи с этим, архивы ведут комплекс специальных работ как внутри отдельного Администрации (оперативное хранение), так и во взаимодействии с другими архивами в соответствии с требованиями федеральног
Оглавление
Введение 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 8
1.1 Понятие оперативного хранения документов, номенклатура дел 8
1.2 Современные средства оперативного хранения документов 23
1.3 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях 27
1.4 Основные требования к хранению документов в организации 29
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (на примере Администрации Хабарского района Алтайского края) 32
2.1 Общая характеристика 32
2.2 Оперативное хранение документов Администрации. Применение современных средств для оперативного хранения документов в Администрации 36
2.3 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях 40
2.4 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях 42
2.5 Основные требования к хранению документов в Администрации 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 52
Приложения 59
Список использованных источников
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов – URL : https://studopedia.ru/25_81750_glava-III-hranenie-rasporyaditelnih-dokumentov.html (дата обращения 10.02.2023) – Текст : электронный
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федера-ции. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – URL : https://legalacts.ru/doc/gost-r-708-2013-natsionalnyi-standart-rossiiskoi-federatsii/ (дата обращения 15.03.2023) – Текст : электронный
3. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия края – URL : https://rags.ru/gosts/gost/26716/ (дата обращения 29.05.2023). – Текст : электронный
4. Методические рекомендации по работе с документами по лично-му составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организа-ций // Росархив, ВНИИДАД. Москва, 2018. 72 с.
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (Утвержден приказом Росархива от 25 декабря 2020 г. № 199) – URL : https://archives.gov.ru/documents/methodics/2020-recommendations-deloproizvodstvo.shtml (дата обращения: 06.03.2023).
6. Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ – URL : https://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения 09.02.2023) – Текст : электронный
7. Об информации, информационных технологиях и защите информации : Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ – URL : https://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения 09.02.2023) – Текст : элек-тронный.
8. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 6.10.2010 года № 131-ФЗ – URL : http://www.kremlin.ru/acts/bank/20035 (дата обращения 18.04.2023) – Текст : электронный.
9. Об утверждении правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: России : приказ Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526 – URL : https://base.garant.ru/71183090/ (дата обращения 17.03.2023) – Текст : электронный
10. Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 – URL : https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=42585/ (дата обращения 20.02.2023) – Текст : электронный
11. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449) приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 – URL : https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/ (дата обращения 20.02.2023) – Текст : электронный
12. Об утверждении
Многоразовый офисный степлер. Назначение: освобождение регистратора от уже неиспользуемых накопившихся документов в лоток-коробку для дальнейшего архивирования. Основные преимущества: все пачки документов могут быть быстро удалены. Экономия времени по сравнению с обычными методами переплета;
Резиновые переплетчики. Легко открываются и закрываются. Прочная и долговечная конструкция;
Клип-клип. Максимальный доступ к документам при открывании; продуманная конструкция устраняет необходимость в четырех стяжках и эффект «свисания» боковых стенок.
Архивные короба, архивные папки и папок на резиновых завязках используются в архивах и офисах, где документы должны эксплуатироваться в течение длительного времени (бессрочное), где требуется максимальная защита документов от физических повреждений и где содержимое конкретной папки или короба используется часто, экономически оправдано. Архивные папки и короба могут эффективно и оптимально решить все проблемы хранения, упорядо