Оценка и внедрение системы электронного документооборота
ВВЕДЕНИЕ
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий управления документами. Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и в свою очередь является основой принятия любого решения. Документационное обеспечение управления (ДОУ) возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только в том случае, когда в нем поставлено ДОУ, т.е. определен порядок документирования и работы с документами, а значит, налажено делопроизводство.
Делопроизводство сегодня определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает разработку единой политики управления документами организации и создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с
СОДЕРЖАНИЕ
Введение...................................................................................................................3
1. Теоретические основы системы электронного документооборота...................................................................................................5
1.1 Основные понятия системы электронного документооборота...................................................................................................5
1.2 Основные особенности и функции системы электронного документооборота.................................................................................................11
1.3 Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота.................................................................................................19
2. Анализ и оценка организации электронного документооборота в ООО «Союз»....................................................................................................................25
2.1 Социально-экономическая характеристика ООО «Союз»..........................25
2.2 Анализ организации электронного документооборота...............................38
3. Рекомендации по повышению эффективности использования системы электронного документооборота.........................................................................48
Заключение.............................................................................................................56
Список использованных источников...................................................................59
Приложение............................................................................................................64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые источники
1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 11.01.2023)
2. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 16.04.2022)
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 29.12.2022) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 09.01.2023)
4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 14.07.2022) "О персональных данных"
5. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
6. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.12.2022) "Об электронной подписи"
7. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 14.07.2022) "Об архивном деле в Российской Федерации"
8. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) // Российская газета. 2006. № 75. 29 июля. Ст. 2. Учебники, монографии, брошюры
9. Балдин К. В. Информационные системы в экономике [Текст]: учебник / К. В. Балдин, В. Б. Уткин, – 7-е изд. – М.: Дашков и К, 2017. – 395 с. Андрюшкин, А.П. Деловой английский язык. Buisness English; Андреев и сыновья - М., 2021. - 222 c.
10. Баратов Дилшод Методы и средства электронного документооборота [Текст]: учебник; LAP Lambert Academic Publishing - М., 2020. - 136 c.
11. Бондырева, Т.Н. Секретарское дело [Текст]: учебник; Высшая школа - М., 2022. - 384 c.
12. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. [Текст] Учебник. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
13. Веретехина С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография [Текст]: моногр. ; Русайнс - М., 2022. - 185 c.
14. Гайдамакин, Николай Александрович Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение: учебник; Уральский институт экономики, управления и права [Текст] - М., 2019. - 420 c.
15. Грачева В.В., Селезнева
Вышеперечисленные принципы электронного документооборота позволяют вести оперативный и объективный контроль за прохождением документов в организации, а также быстро узнать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ. С документами любого содержания необходимо выполнять определенные действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы как раз и предназначены для решения таких задач.
Cоблюдение вышеназванных условий и принципов электронного документооборота гарантирует более качественное внедрение систем электронного документооборота. Это происходит за счет настройки системы, которая будет учитывать требования, предъявляемые конкретным заказчиком, возможность промежуточного контроля за движением документов, а также требование к наличию специальных возможностей системы по оповещению о нарушениях в процессе работы с документами и их прохождения. Нельзя оставить без внимания и тот факт, что бесперебойное функционирование всех делопроизводственных процессов в организации и их строгое структурирование