Анализ проблем внедрения электронного документооборота в организациях и пути их решения (на примере ГАПОУ РХ «Саяногорский политехнический техникум»)
ВВЕДЕНИЕ
Тема данной дипломной работы является актуальной, так как электронный документ играет крайне важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом стабильно расширяет ареал своего применения. Число документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, устойчиво возрастает. Это обусловлено развитием информационно-коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, с другой, просто принуждающих делопроизводителей идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.
Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).
Современные электронные системы решают вопросы управления документоориентированными бизнес-процессами, защиты данных и разграничения доступа к ним, хранения и эффективного использования корпоративных знаний. Поэтому в
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ………………………...…………………………………………… 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ ………………………… 5
1.1 Нормативно-методическая база по организации электронного документооборота …………………………………………………………….. 5
1.2 Анализ основных принципов организации электронного документооборота …………...………………………………………………. 10
1.3 Особенности электронного документооборота ………………………….. 12
2 АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГАПОУ РХ "САЯНОГОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ" ………………………………… 20
2.1 Характеристика ГАПОУ РХ "Саяногорский политехнический техникум"……………………………………………………………………….. 20
2.2 Анализ организации документационного обеспечения и применения электронного документооборота в ГАПОУ РХ "Саяногорский политехнический техникум". Выявление недостатков ………………………. 32
2.3 Рекомендации по совершенствованию электронного документооборота в ГАПОУ РХ "Саяногорский политехнический техникум" ………………… 40
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………….. 46
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………… 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп.) https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Литература
4. Акимова Г.П., Пашкин М.А., Соловьев А.В. Проблемы долгосрочного хранения электронных деловых документов // Делопроизводство. 2014. № 1. С.46-49.
5. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. 2017. № 5. С.17-28.
6. Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 11-28
7. Гадасин, В.А. Общая оценка законодательной базы в сфере электронного документооборота // Управление защитой информации. Минск – Москва. 2018. №2. С.20-24.
8. Глухова И.В. Обучение персонала в организации: компетентностный подход // Известия Гомельского государственного университета имени Ф. Скорины. 2018. № 2. С. 121-125
9. Колесниченко Е.А., Иванова Е.Ю., Выжимова Н.Г. Совершенствование методов обучения персонала в организации // Бюллетень науки и практики. 2018. Т. 4, № 5. С. 474-484
10. Коргова М.А. Новые тренды в обучении персонала современных организаций / М.А. Коргова, Н.В. Демина // Кадровик. 2017. № 5/6. С. 120-123.
11. Леонтьев, К.Б. Комментарий к Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (постатейный). М.: – ООО «ТК Велби». 2002.
12. Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2018. № 1. С.34-40.
13. Полевая М.В., Белогруд И.Н., Камнева Е.В. и др. Технологии обучения и развития персонала в организации: учебное пособие. Москва, 2017. 256 с.
14. Попова А.В. Система обучения персонала в организации // Инновации в науке. 2018. № 4. С. 26-30.
15. Разинков С.Л.
Опытные хакеры могут удаленно взламывать программы систем электронного документооборота. Именно поэтому следует выбирать надежного производителя, который способен обеспечить высокую степень защиты своего продукта.
Однако, стоит отметить, что обеспечить абсолютную защиту от доступа посторонних лиц (в том числе и к бумажным документам) чего бы то ни было невозможно в принципе. Все, что мы можем сделать, это лишь минимизировать возможность возникновения неблагоприятных ситуаций.
4. Объективная сложность внедрения СЭД. Перед внедрением СЭД необходимо произвести анализ документооборота организации, что зачастую является кропотливой и сложной работой. Необходимо четко определиться с тем, будет ли внедряться СЭД полностью или частично. Полное внедрение СЭД бывает н