Эффективность автоматизации документооборота на примере ГАПОУ СО «ГАЭмТ
Введение
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:
• оперативный;
• прямоточный;
• целесообразный;
• максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Содержание
Введение
Глава 1 Современное делопроизводства и его автоматизация
1.1 Документооборот и принципы его организации
1.2 Нормативно-методическая база документооборота
1.3 Задачи и пути внедрения автоматизированной системы документооборота
1.4 Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота
1.5 Проблемы автоматизации электронного документооборота
Глава 2 Анализ документооборота в ГАПОУ СО «ГАЭмт»
2.1 Общая характеристика ГАПОУ СО «ГАЭмт»
2.2 Правила ведения документооборота в ГАПОУ СО «ГАЭмТ»
2.3 Инструкция по делопроизводству в ГАПОУ СО «ГАЭмТ»
2.4 Нормативно-методическая база документооборота в ГАПОУ СО «ГАЭмТ»
Глава 3 Пути совершенствования электронного документооборота в делопроизводстве в ГАПОУ СО «ГАЭмТ»
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОНИКОВ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОНИКОВ
Законодательная и нормативно-методическая база
1. Конституция РФ от 12 декабря 1993 года.
2. Гражданский Кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года (№56-ФЗ)
3. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
4. Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 26.12.1995 N 208-ФЗ
5. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ
6. Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
8.Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне"
9. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 "Об утверждении Межотраслевых укрупненныхнормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"
10. Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"
11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2003
12. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 1998
13. ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»
14. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 1998
15. ГОСТ Р 7.0.97–2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
16. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 06.12.2016)
17. Приказ Росстата от 29.03.2017 N 211 "Об утверждении Положения об Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторах"
18. ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94" (принято и введено в действие Приказом Росстандарта от 19.06.2012 N 112-ст)
19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления"
Учебная литература:
1. Басаков М. И. Б 27 Делопроизводство: конспект лекций / М. И. Баса ков.— Ростов н/Д: Феникс, 2013. — 192 с
2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебник для учащихся нач. проф. учеб, заведений – М.: Издательский центр «Академия», 2012
3. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя - М.: Эксмо, 2013
4. Лопатникова Е.А. Делопроизводство – образцы документов с комментариями – М.: Омега-Л, 2012
5. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск, гос. ун-т, 2004. – 71 с.
6. Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ, ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 375 с. — Серия: Профессиональное образование.
7. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. — 576 с.
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб, пособие. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2014.
9. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник. 3-е изд., перераб. И доп./ под общ. Ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИНФРА-М, 2012
10. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: учебно-практическое пособие - М.; ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005
11.Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и защита информации: учеб, пособие. – М.: ИНФРА-М, 2001.
Белькова А.А. Организация делопроизводства на микропредприятии. Секретарь-референт. №2, 2017
Периодические издания
1. Кожанова Е.Н. 10 любимых ошибок в управлении документами. Секретарь-референт. №1, 2017
2. Кожанова Е.Н. Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные. Секретарь-референт. №5, 2017.
3. Кожанова Е.Н. Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года. Секретарь-референт №1, 2016.
4. Полоса Е.Л. Как организовать ведение делопроизводства с нуля. Секретарь-референт. №7, 2012.
5. Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы// Секретарь-референт.2010. №10
6. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ// Секретарь-референт. 2008. №6
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.14. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.