Современные системы электронного документооборота в государственном региональном управлении (на примере Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края)
Введение
Для любой современной организации возможности современных информационных технологий важны с точки зрения их использования в управлении документооборотом.
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, в эту область часто попадают многие программы, не имеющие прямого отношения к решаемой задаче – текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая текущую ситуацию в мире, внедрение оптимально подходящей системы управления документооборотом для организации является чрезвычайно важной задачей.
Отсутствие оптимально структурированного документооборота и невозможность эффективно отслеживать движение и исполнение документов приводит к снижению эффективности работы и увеличению количества ошибок.
Решение проблемы управления документами в современных условиях позволит целенаправленно генерировать информационные ресурсы организаций за счет уменьшения объема и
Содержание
Введение………………………………………………………………. 3
1. Электронный документооборот: Теоретические аспекты………. 5
1.1. Понятие и особенности электронного документооборота…….. 5
1.2. Преимущества и проблемы электронного документооборота.... 10
2. Анализ состояния электронного документооборота в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края……………………………. 19
2.1. Характеристика Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ……………………………………………………………… 19
2.2. Специфика электронного документооборота в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края…………..............................22
2.3. Мероприятия по улучшению качества взаимодействия государственных служащих Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с СЭД «ДЕЛО» ……………………………………………..41
Заключение………………………………………………………………45
Список использованной литературы и источников……………….......48
Список использованных источников
1.Акимова Г.П., Пашкин М.А., Соловьев А.В. Проблемы долгосрочного хранения электронных деловых документов // Делопроизводство. 2019. № 1. С. 46-49.
2.Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2021. № 3. С. 40-52.
3.Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. 2019. № 1. С. 11-28.
4.Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://termika.ru/issao?d&nd=941701591&nh=1
5.Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?224
6.Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html
7.Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php
8.Гваева И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс] // Studfiles. Файловый архив для студентов. Режим доступа: http://www.studfiles.ru/preview/5249803/page:21/
9.Гореткина Е. RECS`2017: электронный документооборот в период перехода к цифровой экономике [Электронный ресурс] // PCWEEK. Режим доступа: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=197882
10.Глухова И.В. Обучение персонала в организации: компетентностный подход // Известия Гомельского государственного университета имени Ф. Скорины. 2018. № 2. С. 121-125.
11.ГОСТ Р 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. Москва: Стандартинформ, 2007. 39 с.
12.ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Москва: Стандартинформ, 2012. 37 с.
13.ГОСТ Р 54989-2012. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Москва: Стандартинформ, 2013. 19 с.
14.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва: Стандартинформ, 2014. 8 с.
15.Зотов Ю.Б. Организация современного урока. Москва: Просвещение, 1984. 144 с.
16.Коргова М.А., Демина Н.В. Новые тренды в обучении персонала современных организаций // Кадровик. 2017. № 5/6. С. 120-123.
17.Колесниченко Е.А., Иванова Е.Ю., Выжимова Н.Г. Совершенствование методов обучения персонала в организации // Бюллетень науки и практики. 2020. Т. 4. № 5. С. 474-484.
18.Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. 2020. № 3. С. 5-9.
19.Кузнецов С.Л. Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/control/problemi_vibora_i_vnedreniya_sistem_avtomati zacii_deloproizvodstva
20.Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. 2-е издание, Москва: ВНИИДАД, 2019. 208 с.
21.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. Москва: Научная книга, 2019. 137 с.
22.Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.
23.Об электронной подписи: Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. № 15.
24.Об электронной цифровой подписи: федеральный закон РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 8.
25.Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. 2019. № 1. С. 34-40.
26.Полевая М.В., Белогруд И.Н., Камнева Е.В. и др. Технологии обучения и развития персонала в организации: учеб. пособие. Москва, 2019. 256 с.
27.Попова А.В. Система обучения персонала в организации // Инновации в науке. 2018. № 4. С. 26-30.
28.Панасенко С.П. Защита электронных документов: целостность и конфиденциальность [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/4/4.html
29.Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687
30.Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dopinfo/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php
31.Преимущества системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // ИРМ. Режим доступа: http://www.mdi.ru/presstsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/preimuschestva-sistemyelektronnogo-dokumentooborota
32.Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2019 г. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2019. С. 62-66.
33.Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. 2020. Москва. С. 394-435.
34.Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь // Бизнес-Адвокат. 2020. № 9. С. 13-15. 29. Усакова А., Агапов И., Дуйкова П. Рынок ЮЗ ЭДО – 2019. На фронте без перемен? [Электронный ресурс] // ECM-Journal. Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/Rynok-JuZEhDO--2019-Na-fronte-bez-peremen.aspx
35.Хотемской Н.А. Обучение персонала как основа успешной работы организации // Теория. Практика. Инновации. 2019. № 8. С. 110-114.
36.Храмцовская, Н.А. Как хранить электронные документы? Советы эксперта [Электронный ресурс] // CNews. Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/kak_hranit_elektronnye_dokumenty/
37.Хургин В.А. Еще раз об электронном документе [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.aselibrary.ru/press_center/journal/irr/2008/ number_3/number_3_1/number_3_1790
38.Цены СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс] // Директум. Режим доступа: https://www.directum.ru/price-rx?from=menu&submenu 55
39.Чорна О.И. Могут ли электронные документы служить доказательством надлежаще выполненных обязательств // Делопроизводство. 2019. № 1. С. 54-59.
40.Что такое ЭДО, СЭД, ECM [Электронный ресурс] // ECM Journal. Режим доступа: http://ecm journal.ru/mustknow#Что_такое_ЭДО,_СЭД,_ECM
41.Шифман Э.Р. Объем электронного документооборота быстро растет [Электронный ресурс] // Контур.Диадок. Режим доступа: http://www.diadoc.ru/blog/347
42.Шифман Э.Р. Объем электронного документооборота быстро растет [Электронный ресурс] // Контур.Диадок. Режим доступа: http://www.diadoc.ru/blog/347
Внедрение СЭД "ДЕЛО" позволит структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами в рамках единого информационного пространства организации, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документов, просмотр документов, рассмотрение и распределение поручений на исполнение и контроль их выполнения. Таким образом, СЭД "ДЕЛО" становится основным инструментом эффективной совместной работы сотрудников различных отделов, в том числе географически распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам не быть привязанными к своему рабочему месту в офисе и дистанционно решать проблемы. Защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД является одной из важнейших функциональных задач системы. Система позволяет сотрудникам гибко адаптировать доступ ко всем зарегистрированным документам в соответствии с их обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Кроме картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность персонифицировать указанный доступ к РК только исполнителям и контролёрам данного задания.