Комплектование архива документами структурных подразделений и исполнение социально-правовых запросов в архиве
ВВЕДЕНИЕ
Архивные документы представляют собой бесценное хранилище информации о специфики и особенностях функционирования любой организации, поэтому процесс сохранности документов представляют собой особый интерес.
Под комплектованием архива следует понимать, что это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений.
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Комплектование архива документами является процессом, при правильном выполнении которого обеспечивается учет и хранение документов в архиве организации.
Практически все составляющие его виды работ начинаются в делопроизводстве структурных подразделений организации, однако требования к их выполнению и к получаемым результатам, определяются архивом организации и обусловлены теми видами работ, которые выполняются непосредственно в архиве организации.
Процесс комплектования включает: проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве; оформление дел; передачу дел в архив организации.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6
1.1. Комплектование и учет документов в архиве 6
1.2. Основные нормативно - методические правовые документы 12
1.3. Организация и методика работы с архивными документами 16
ГЛАВА 2. УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ В АРХИВЕ 25
2.1. Характеристика МКУ «Городской архив» 25
2.2. Анализ работы с запросами 29
2.3. Рекомендации по усовершенствованию работы в МКУ «Городской архив» 33
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Парламентская газета от 27 октября 2004 г. № 201;
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета от 29 июля 2006 г. № 165;
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»// Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 75;
4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»// Парламентская газета от 11 мая 2006 г. N 70-71;
5. Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»// Официальный интернет-портал правовой информации от 7 февраля 2020 г.;
6. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»// Официальный интернет-портал правовой информации от 10 сентября 2015 г.;
7. Приказ Министерства культуры РФ от 31 мая 2012 г. N 566 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 18 марта 2013 г. № 11.;
8. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера от 20 марта 2012 г. N№ 250// Официальный интернет-портал правовой информации от 10 апреля 2012 г.;
9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях утв. Приказом 2 марта 2020 года № 24// Официальный интернет-портал правовой информации 21 мая 2020 г.;
10. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2021. – 330 с.;
11. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева,Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2017, 272 с.
12. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения)/ М.И. Басаков. – М.: «КноРус» 2017, 216 с.
13. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой. — М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2018. — 688 с.
14. Ворушина А.П. Взаимодействие организации – источника комплектования и государственного (муниципального) архива/ А.П. Ворушина// журнал «Секретарь-референт» № 10, 2021;
15. Гагиева А.К./ Подготовка документов к передаче в архив и комплектование архива/ А.К. Гагиева. - Текст: электронный // Научная электронная библиотека eLIBRARY.RU.- https://www.elibrary.ru/item.asp?id=23564930 (дата обращения: 09.04.2022);
16. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определниях/ С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - Текст: электронный // Научная электронная библиотека eLIBRARY.RU.- 296с. - https://www.elibrary.ru/item.asp?id=24657760 (дата обращения 10.05.2022);
17. Кожанова Е.Н. Архивные описи: правила составления и размещения документов в архиве/ Е.Н. Кожанова// журнал «Секретарь-референт» № 2, 2022.
18. Кожанова Е.Н. Как передать документы в архив на хранение/ Е.Н. Кожанова// журнал «Секретарь-референт» № 09, 2019;
19. Полоса Е.Л. Организуем исполнение запросов в архиве/ Е.Л. Полоса// журнал «Секретарь-референт» № 9, 2017.
20. Раскин Д. И. Архивоведение: учебное пособие / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — М.: Издательство Юрайт, 2017, 383 с.
21. Тельчаров А.Д. Архивоведение: учебное пособие/ А.Д. Тельчаров; под редакцией М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2017 – 184с.
22. Толстова Н. Н. АРХИВНАЯ ЭВРИСТИКА: методические рекомендации Учебно-методическое пособие/ Н.Н. Толстова Изд. 2-е, исправл. и доп. -Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2018. — 75 с.
Сравнительный анализ каждого из методов установления электронного журнала регистрации показал, что есть свои преимущества и недостатки установления той или иной программы для организации. Полученные результаты позволяют не только перейти к более глубокому изучению вопросов по исполнению социально-правовых запросов, для дальнейшей разработки рекомендаций и норм на трудозатраты. А так же исполнение запросов социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации указывают на острую необходимость скорейшей информатизации архивной отрасли, способствующей не только более эффективному информационному обеспечению граждан, но и дающие возможность значительно повысить производительность труда работников архивов. Внедрение электронного журнала для регистрации исходящих документов не только значительно снизит все возрастающую, порой критическую загруженность работника архива подобными материалами, но и позволит более рационально использовать свое рабочее время на поиск той или иной информации.
Тем самым можно сделать вывод, что цель достигнута, задачи выполнены.