Анализ особенностей учета, хранения и использования уникальных и особо ценных документовр
ВВЕДЕНИЕ
Современное архивоведение не только занимается изучением ретроспективной документальной информации, но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, происходящих с документами в управлении.Общие для документоведения и архивоведения вопросы классификации документов, экспертизы их ценности и описания решаются каждой дисциплиной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ______________________________________________________3
I. Обеспечение оптимальных условий хранения архивных документов _____5
1.1. Режимы хранения архивных документов __________________________5
1.2. Размещение документов в архивохранилище. Топографирование _____11
II. Применение специальных средств хранения архивных документов_____13
2.1. Проверка наличия и физического состояния документов и дел _______13
2.2. Создание страхового фонда архивных документов _________________17
2.3. Порядок выдачи документов и дел из архивохранилища ____________19
Заключение ______________________________________________________23
Список используемой литературы и источники ________________________25
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.Алексеева Е.В. Архивоведение [Текст]:/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева Е.М. Бурова. - 3-е изд. Пополненное. - Москва, Изд-во ACADEMA, 2005. - с.72. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст) — с.6, с.73. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18.01.2007 №19 (ред. от 16.02.2009г.) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственный и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрировано в Минюстре 06.03.2007 №9059). — с.84. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). - с.19 5. Приказ Министерства обороны РФ от 31.08.2005г. №200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в вооруженных силах РФ» (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009г. №493). - с.365. Приказ Министерства обороны РФ от 31.08.2005г. №200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в вооруженных силах РФ» (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009г. №493). - с.366. Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009г. № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации». - с. 3
7. Комитет по управлению архивным делом Ростовской области. Методические рекомендации по реализации органами муниципального самоуправления государственный полномочий Ростовской области [текст]. - Ростов-на-Дону, 2013. - с.23
Топографический указатель-это документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище. Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров: один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями.