Организация хранения электронных документов
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Проблемы правового регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности. Сегодня целый ряд стран перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи и ограничение её использования в определенной сфере.
В процессе деятельности предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использов
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. АРХИВНОЕ ХРЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 5
1.1. АНАЛИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 5
1.2. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА: ФУНКЦИИ, ВИДЫ, ЭТАПЫ 7
1.3. ПРИНЦИПЫ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 12
1.4. ЭЛЕКТРОННЫЕ НОСИТЕЛИ АРХИВА 14
1.5. РЕКОМЕНДАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНСТВА ПО ФОРМИРОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДЕЛ 18
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ 21
2.1 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ 24
2.2. ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: ПОНЯТИЕ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ 26
2.3. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ 29
2.4. ПРОБЛЕМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 30
2.5. ПЕРСПЕКТИВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 35
ПРИЛОЖЕНИЯ 40
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон от 25.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ
3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1-ФЗ
4. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №153-ФЗ
5. Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 №210-ФЗ
6. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 22.10.2004 №124-ФЗ
7. Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
8. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
11. Постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
12. Приказ от 22 мая 2019 года № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
13. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
14. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236. «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сро
Электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.
Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). В общих чертах он представляет собой систему хранения электронных документов, обеспечивающую надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска. Электронные архивы призваны упорядочить работу с неструктурированной электронной информацией предприятия: текстовыми данными, мультимедиа, графикой и т. д. Чаще всего объектами хранения становятся подписанные контракты, первичная финансовая документация, техническая и проектная документация. В основном документы, с которыми работают сотрудники, являются статичными, т. е. окончательно сформированными и неизменными – такая документация может храниться в электронных архивах и быть доступной для чтения. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия,