Особенности учёта документов в архиве на примере организации
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы учета документов в архиве обусловлена необходимостью сохранения и организации важной для компании информации. Неправильный учет может привести к потере документов, задержкам в работе и юридическим проблемам. В связи с этим, разработка эффективной системы учета документов и улучшение навыков организации являются важными задачами для любого предприятия.
С развитием технологий и увеличением объемов документации в организациях появляется необходимость в новых технологиях учета документов в архиве. Например, использование электронных систем учета документов позволяет быстро и удобно находить нужную информацию, а также обеспечивает более безопасное хранение документов. Также существуют специализированные программы для управления документами, которые позволяют автоматизировать процесс учета и сокращать время на поиск нужной информации. Поэтому внедрение новых технологий учета документов может значительно улучшить работу компании и повысить ее эффективность.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ2
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ5
1.1. Организация хранения документов в архиве5
1.2. Осуществление учёта документов в архиве организации11
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРАКТИКИ ХРАНЕНИЯ И УЧЁТА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ООО «ПУЛЬСАН»18
2.1. Организация хранения и учёта документов в архиве организации18
2.2. Проблемы и направления совершенствования системы учёта документов в архиве организации26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ37
ПРИЛОЖЕНИЯ42
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Федеральный закон от 14.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ// Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Указ 09.05.2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы» // Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Положение о Федеральном архивном агентстве. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 г. № 293 // Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 №313 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество» // Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Распоряжение Правительства РФ от 28.07.2017 г. № 1632-р «Об утверждении программы «Цифровая экономика Российской Федерации» // Справочно-правовая система Консультант Плюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный.
Актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации / М.В. Ларин // Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами: доклады и сообщения XXIV Международной научно-практической конференции 21-22 ноября 2017 г. / Росархив, ВНИИДАД, - М, 2018. – С. 84 – 95.
Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления / В. А. Арасланова. - Москва : Директ-Медиа, 2020. - 265 с.
Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой. - М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2019. - 688 с.
Баяндин Г. В. Информатизация как один
Доступность документов в архиве может быть обеспечена различными способами. Во-первых, это может быть электронный доступ к документам через специальную систему управления документами. Такая система позволяет быстро находить нужный документ и предоставлять к нему доступ только авторизованным пользователям.
Во-вторых, доступность документов может быть обеспечена через ручной доступ к бумажным документам. В этом случае документы должны быть правильно организованы и храниться на определенных полках или в ящиках с метками, чтобы быстро находить нужный документ.
Также может быть установлено правило предварительного заказа документов, чтобы избежать случайного или несанкционированного доступа к ним. В этом случае пользователь должен заранее заказать нужные документы, и только после проверки его прав на доступ к ним, ему будет предоставлен доступ.