Структура, функции и эффективность использования систем электронного документооборота
Введение
Актуальность выбранной темы заключается в том, что внедрение систем электронного документооборота на данный момент широко распространено. Многие организации постепенно переходят на электронный документооборот, поэтому необходимо проанализировать вопрос о том, как внедряются системы электронного документооборота, какие проблемы и преимущества внедрения, а также сравнить методы внедрения различных компаний.
На сегодняшний день документ является основным средством передачи, хранения и распространения информации в любых организациях, фирмах и государственных органах. Эффективность управления предприятием и успешное ведение бизнеса в той или иной организации зависит по большей части от разумной организации документооборота. В условиях стремительного развития информационных технологий всё более значимую роль играет автоматизация рабочих процессов, которая становится уже не только способом автоматизации всех внутренних процессов, а «жизненной необходимостью».
Введение
1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
1.2 Функции электронного документооборота
2. Преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота
Заключение
Список использованной литературы
1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете», ст.9. // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ (дата обращения 30.05.2023).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 29.12.2022) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст.2. // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/ (дата обращения 30.05.2023).
3. Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н (ред. от 28.04.2022) "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи" (Зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021 N 62737) https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_379103/ (дата обращения 30.05.2023).
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.04.2023), ст.169, 93 // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/ (дата обращения 30.05.2023).
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 14.04.2023), ст.160, 434. // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/95f9ba225766dcfec8461f257ed0b179d032c5b7/ (дата обращения 30.05.2023).
6. ГОСТ 7.0.8.-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // URL: https://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения 30.05.2023).
7. ГОСТ Р 53898-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» // URL: https://docs.cntd.ru/document/1200108037 (дата обращения 30.05.2023).
2. Функция резервного копирования и восстановления — используется в целях безопасности. Эта функция реализована либо в самой СЭД, либо через ее интеграцию с другими системами и приложениями. Обычно такие обязанности возлагаются на работников ИТ-службы.
3. Управление сроками хранения документов, их передачи и уничтожения. СЭД устанавливает период хранения для различных типов документов по умолчанию в процессе внедрения в соответствии с текущими сроками хранения. У данной функции есть существенный недостаток — при изменении срока хранения тех или иных документов в законодательстве необходимо вручную изменить его в СЭД, поскольку изначально система была настроена иначе. Системы электронного управления документами уведомляют пользователей обо всех истекающих сроках хранения в течение указанного периода, поэтому вероятность того, что какой-либо документ не будет вовремя уничтожен или не передан в архивное хранилище, сведена к минимуму.