Профессиональная этика в работе секретаря
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день трудно представить себе любое учреждение без секретаря. Секретарь способствует повышению эффективности работы руководителя и всей организации в целом. Он является лицом компании и поэтому его внешний вид должен соответствовать статусу организации. Секретарю всегда следует быть аккуратным и опрятным, уметь хранить секретную информацию и быть эмоционально устойчивым. Важнейшая задача секретаря- разгрузка руководителя, помощь в распределении времени по выполнению важных дел, эффективное использование рабочего дня. Поэтому, задачи, выполняемые секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Секретарь- исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом. Он принимает решения по вопросам, входящим в его компетенцию. Данная тема весьма актуальна в наше время, поскольку практически ни одна организация не обойдется без секретаря.
Объектом исследования является профессиональные компетенции секретаря и его профессиональная этика.
Предметом исследования является роль и место секретаря в управленческой структуре организации.
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА I. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 5
1.1. История возникновения и развития специальности 5
1.2. Поведение секретаря согласно этикету 6
1.3. Должностная инструкция секретаря 7
1.4. Планирование рабочего дня 9
1.5. Организация и оборудование рабочего места 11
1.6. Организация приема посетителей 15
1.7. Организация работы с документами 20
1.8. Контроль за исполнением документов 22
ГЛАВА II. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ, ВОЗНИКАЮЩИХ В СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ 23
2.1. Актуальные проблемы и пути их решения этики секретаря в компании ПАО “Газпром” 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.
2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
3. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
4. Золотухина-Аболина, Е.В. Современная этика: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. / Е.В. Золотухина-Аболина. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2016. – 416 с.
5. Егоршин, А.П.Этика деловых отношений: Учебное пособие / А.П. Егоршин, В.П. Распопов, Н.В. Шашкова. – М.: НИМБ, 2016. – 416 с.
6. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 521 с.
7. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 163 с.
8. Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 299 с.
9. Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
10. Комышев, А. П. Основы документационного обеспечения управления / А.П. Комышев. - М.: Дело и сервис, 2018. - 224 c.
11. Басаков, М. И. Справочник секретаря-референта / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2017. - 416 c.
12. Кузнецов, А. А. Защита деловой переписки. Секреты безопасности / А.А. Кузнецов. - М.: Экзамен, 2017. - 240 c.
13. Хандадашева, Л. Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта / Л.Н. Хандадашева. - М.: Феникс, 2017. - 384 c.
14. Паневчик, . Документационное и оргтехническое обеспечение управления : учеб. пособие / – Минск : БГЭУ, 2017. – 318 с.
15. Кузнецова, А. Н. Обучение секретарскому делу. Практическое пособие / А.Н. Кузнецова, Р.Н. Вагенгейм. - Москва: СИНТЕГ, 2014. - 240 c.
16. Прохоренко, Д. М. Электронный документооборот в программе Microsoft Outlook 2007 / Д.М. Прохоренко. - М.: РИВШ, 2017. - 226 c.
17. Михайлов, Ю. М. Должностные инструкции персонала, ответственного за охрану труда / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-пресс, 2013. - 184 c.
18. Кибанов, А.Я. Этика деловых отношений: Учебник. 2-е изд., испр. и доп. / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. – М.: Инфра-М, 2018. – 432 с.
19. Протанская Е.С. Профессиональная этика: Учебное пособие / Е.С. Протанская. – СПб.: Алетейя, 2016. – 288 с.
Как правило, в этот процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет большую часть делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.
Контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя. В том числе устные. В том числе срочные или требующие постоянного доклада руководству о ходе исполнения.