Проект внедрения корпоративной системы электронного документооборота (на материалах фгбоу во «кубанский Государственный университет)
ВВЕДЕНИЕ
Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности – организация документопотока. От того насколько правильно, рационально он поставлен, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц 1.
Система управления документооборотом охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………. 5
1 Информационно-документационное обеспечение деятельности организаций высшего образования………………………………….......... 8
1.1 Теоретико-методологические основы делопроизводства…………… 8
1.2 Организация документооборота в сфере высшего образования
1.3 Информационные технологии в управлении документами в сфере высшего образования ………………..……………………………… 20
1.4 Повышение эффективности делопроизводства в условиях цифровой экономики……………………………. 26
2 Анализ эффективности организации документооборота в ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет» ……..…… 36
2.1 Анализ структуры и содержания информационно-документационного обеспечения ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет» …………………. 36
2.2 Оценка эффективности системы ИДО ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»…………………….. 43
2.3 Проблемы информационно-документационного обеспечения в ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»…………... 47
3 Проект совершенствования организационных и информационно-документационных механизмов делопроизводства ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»…………... 50
3.1 Разработка электронного альбома унифицированных форм документов ……….......... 50
3.2 Проект внедрения электронного документооборота в ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»……………………….
3.2.1 Цели и задачи проекта…………………………………………….
3.2.2 Этапы внедрения …………………………………………………..
3.2.3 Выбор платформы для внедрения………………………………… 54
3.2.4 Оценка стоимости внедрения СЭД……………………………….. 60
3.3 Интеграция системы документооборота и интернет-портала Кубанского государственного университета………………………. 63
Заключение……………………………………………………………………. 68
Список использованных источников………………………………………... 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Басаков, М.И. Делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков. 3-е изд., перераб. и доп. − Москва: Дашков и К, 2017. ISBN: 978-5-222-20053-7.
Бобылева, М.П. Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники / М.П. Бобылева // Делопроизводство, 2019. − № 4. – С. 11−16.
Бобылева, М.П. Управление документальными коммуникациями и информационными ресурсами организации: концептуальные подходы / М.П. Бобылева // Проблемы теории и практики управления, 2018. – № 5. –С.116 – 126.
Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – Москва: Издательский дом МЭИ, 2018. – С. 64–76.
Быкова, Т.А. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина // Учебное пособие под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – Москва: ИНФРА-М, 2020. – С. 177−180.
Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313) // СЗ РФ, 2014. – № 18 (Ч. II). – Ст. 2159. – URL: https://digital.gov.ru/ru/documents/3564/?utm_referrer=https% 3a%2f%2fwww.google.com%2f (дата обращения 12.05.2023).
Гринкруг, Л.С. Проблемы обновления образовательной системы вуза / Л.С. Гринкруг // Высшее образование в России. – 2011. - № 7. – С. 20-26.
Документооборот в государственных и муниципальных учреждениях; АБАК – Москва, 2018. – 336 c.
Ермолаева, А.В. К вопросу организации управления документами в органах исполнительной власти регионального уровня / А.В. Ермолаева // Документоведение. – 2018. –№ 2. – С.45–50.
Ермоленко, В.В. Система сбалансированных показателей и проблема мониторинга состояния корпорации / В.В. Ермоленко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета (Научный журнал КубГАУ). – Краснодар: КубГАУ, 2008. – № 03(037). – С. 10–22. – URL: http://ej.kubagro.ru/2008/03/pdf/02.pdf (дата обращени
Социальные последствия современной информационной революции столь многосторонние, что для их внимания и решения возникающих проблем необходимо управлять с категориями «информационным обществом» и «информационной глобализацией» [7]. В то же время не только переход от традиционной бумаги до потока электронного документа выполнен: чрезвычайно новый характер получен процессами административного взаимодействия, новыми организационными и технологическими формами развития выгоды потока документации.
В последние годы были высококачественные изменения в двух главных аспектах: произошел переход от использования компьютерного оборудования только для подготовки документов к возможности построить полные технологии на основе заявления на электронные документы и электронный обмен информацией.