Автоматизация электронного документооборота (на примере АО «Алмалыкский ГМК»)
ВВЕДЕНИЕ
Каждую минуту рост объемов документации по всему миру многократно увеличивается, а их обработка становится все более сложной, так как разные документы будут иметь юридическую силу только при соблюдении обязательных бумажных операций при их оформлении. Огромное количество времени уходит на оформление внутренних, исходящих и входящих документов, согласование, подписание и приобщение документов к делу, определение места хранения, передачи в архив или уничтожения документа. Все это невозможно сделать без обеспечения правильной организации работы с документооборотом.Особенностью 21 века является тот факт, что все чаще используются информационные технологии. Их задача — упростить процесс, связанный с систематизацией документации, с доступом к любой необходимой информации в случае необходимости. Можно отметить, что на протяжении длительного времени предприятия с разными организационно-правовыми формами наладили связь путем пересылки друг другу электронных документов.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Аналитическая часть
1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.Характеристика предприятия и его деятельности
1.2.Организационная структура управления предприятием
1.3.Программная и техническая архитектура ИС предприятия
2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов
2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Глава 2. Проектная часть
1.Обоснование проектных решений
1.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.3.Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2.Разработка проекта автоматизации
2.1.Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.3.Характеристика результатной информации
3.Программное обеспечение задачи
3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
3.2.Характеристика базы данных
3.3.Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
3.4.Описание программных модулей
4.Контрольный пример реализации проекта и его описание
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 85
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта 88
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 91
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 93
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Алмалыкский горно-металлургический комбинат // Общие сведения / АГМК. - URL: http://www.agmk.uz/index.php (дата обращения 25.05.2020).
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Аспекты архивного дела в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2019. № 6 - С. 17-19.
Бахарев В.А., Корякин Г.Н. Переписка и делопроизводство; Экономика - М., 2013. - С. 207.
Белая Т.Р. Автоматизированная система документального обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / ТР Белая // Делопроизводство. - 2021. - №3. - С. 40-47.
Васильев Г.А. Управление сервисными продуктами в маркетинге услуг: учеб. спец. / Г.А. Васильев – М.: УНИТИ-ДАНА, 2020. – С. 192.
Васильев П.Н. «Новые правила электронного документооборота» статья — 2020. — № 12. — С. 32-38.
Гобарева Я. Л. Банковские информационные технологии и системы / Я. Л. Гобарева, Е.Р. Кочанова, Т.Н. Нестерова и соавт. — М.: Ин-фр а- М, 2020. — С. 257.
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) от 26 ноября 2001 г. N 146-ФЗ [Электронный ресурс] / - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_7152/ (дата обращения: 16.04.2020).
Дашков Л.П. Коммерция и торговые технологии. - 2-е изд. — М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2019. — С. 448.
Дашков Л.П. Организация, технология и проектирование предприятий: учебник / Л.П. Дашков - Дашков и К. 2019. - С. 456.
Дудинов В. Предпринимательство как движущая сила развития рынка // Маркетинг. - 2020. - № 2. - С. 69-77.
Елагин, Ю.А. Организация деятельности в торговле Текст.: учеб. Пособие / Ю.А. Елагин — Екатеринбург: Уральское издательство. гос. ун-та экономики, 2020. - С. 156.
Кожанова Е.Р. Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения // Справочник секретаря и делопроизводителя. - 2020. - № 4. - С. 15-25.
Козлов Н.В. Компьютерный делопроизводство и работа с оргтехникой; / Н.В. Козлова - М., Наука и техника 2020.
В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности, появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота.Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».Документом, в соответствии с определением, предложенным в ГОСТ Р 51141-98, является зафиксированная на каком-либо материальном носителе информация с определенными реквизитами, помогающими её идентифицировать [8].Необходимо акцентировать внимание на таких словах, как «движение документов». Данный термин обозначает движение документов от одного сотрудника к другому. Путь документа осуществляется в соответствии с предписанным процессом управления.