Документирование учета ответов на архивные запросы средствами информационных технологий (на примере архива ГБУЗ ЛО «Выборгская межрайонная больница»)
Введение
Основные задачи архивной службы предприятия – это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов. Традиционные «ручные» способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и как никакая другая требует и подлежит переводу в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.
Внедрение электронной документации в цифровую эпоху позволило значительно упростить и ускорить процесс ведения архивов. Давно прошли те времена, когда нужно было печатать, распечатывать и отправлять документы. Информация теперь может быть легко введена в информационные системы и документы, выпущенные в электронном виде.
СОДЕРЖАНИЕ
1. Теоретические основы информатизации архивных учреждений. 5
1.1. Архивная система и ее виды. Система архивных учреждений. 5
1.2. Информатизация архивного дела: понятие, цель и задачи. 11
1.4. Архивоведческие аспекты информатизации. Программное обеспечение в архивных учреждениях 17
2.1. Характеристика структурного подразделения ГБУЗ ЛО «Выборгская межрайонная больница» 22
2.2. Описание документооборота архива. Формулировка проблемы. 28
2.3. Обоснование и выбор информационной системы электронного архива. Описание выбранной системы 36
2.4. Экономическое обоснование предложений. 49
Список использованной литературы
Федеральный закон № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.
Приказ Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20 сентября 2019 г.
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
Microsoft Office. [Электронный ресурс]. — URL: https://www.office.com/VIAR – технологии работы с документами. [Электронный ресурс]. – URL: https://viar-va.ru/.
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ. [Портал]. 2015. — URL: http://elarchivo.ru/Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.
Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.
Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021.
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. 162 с.
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникаци
Система позволяет полностью автоматизировать перевод бумажных документов в электронный вид. Она позволяет максимально эффективно организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода бумажных документов в электронный архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.
Одна из важных особенностей системы – возможность организации картотек по учету любых видов единиц хранения. В рамках одного архива может быть организовано неограниченное количество номенклатур с различной детализацией, которые позволяют получить все преимущества автоматизированного учета и сохранить гибкость архива. С помощью электронной картотеки можно существенно повысить качество работы организации, детализируя до нужного уровня только те массивы документов, которые имеют высокую частоту обращения, что позволяет значительно снизить издержки на работу с архивными документами.
«Логика: АРХИВ» на базе Alfresco / МСВСфераИнфооборот - российский продукт для организации процессов обработки, хранения и использования электронных документов для компаний любого масштаба. Современное корпоративное решение по управлению миллионами электронных документов для удобной и комфортной работы.
Система предназначена для управления официально значимыми документами, образующимися в процессе жизнедеятельности компании, включая хранение записей согласно упорядоченной классификационной схеме в соответствии с установленными правилами.