Автоматизированная информационная система для управления документами.
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система документального обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошо налаженное документальное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности организации, но и порой надежное средство выживания предприятия в условиях жесткой конкуренции.
В современных условиях важной областью организации менеджмента стало документальное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ……5
1.1 Сущность и роль информационной системы управления документами....5
1.2 Анализ рынка современных информационных систем управления документами…………………………………………………………….……….10
2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ….15
2.1 Анализ финансово-экономической деятельности организации…………15
2.2 Характеристика и анализ системы управления документами в организации……………………………………………………………………...16
2.3 Модель угроз………………………………………………………………..26
2.4 Выбор стратегии проектирования автоматизированной информационной системы управления документами……………………………………………..34
2.5 Внедрение автоматизированной информационной системы управления документами……………………………………………………………………..42
3 ЭКОНОМИЧЕКСОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАЗРАБОТАННОГО ПРОЕКТА………………………………………………52
3.1 Экономическое обоснование проекта……………………………………...52
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта…………….59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………...66
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………..…..71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Артамонова И. Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И. Л. Артамонова // Секретарское дело. – 2016. – №3. – С 23–26.
2. Баласанян В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления /Делопроизводство. 2014. №1.
3. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. – №12.
4. Баласанян. В. Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. 2002. №2.
5. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2021. – №3. – С.40-47
6. Горячая десятка российских систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – 2022. – Режим доступа: http: //www.doc-online.ru/a_id/319/(Дата обращения: 14.10.2022 г.)
7. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. – №4 – с. 41.
8. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М. В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 2 изд. – М.: ИНФРА -М. – 2016. – 339 с.
9. Кузнецова Т. В. Документы и делопроизводство / Т.В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев //Справ. Пособие. – М. : Экономика. – 2021. – 271 с.
10. Мировой рынок систем электронного документооборота. К. Т. Глинских. [Электронный ресурс ]. – 2021. – Режим доступа: http://citforum.ru/consulting/docflow/market (Дата обращения: 14.10.2022 г.)
11. О системе Directum [Электронный ресурс ]. – 2021. – Режим доступа: http://www.directum.ru (Дата обращения: 11.10.2022 г.)
12. О системе CorporateBusiness [Электронный ресурс ]. – 2015. – Режим доступа: http://www.bbsoftware.ru (Дата обращения: 14.10.2022 г.)
13. О системе DocsVision[Электронный ресурс ]. – 2016. – Режим доступа: http://www.docsvision.com (Дата обращения: 02.10.2022 г.)
14. О системе LanDocs [Электронный ресурс ]. – 2015. – Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php (Дата обращения: 11.10.2022 г. )
15. О системе PayDox [Электронный ресурс]. – 2021. – Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru (Дата обращения: 14.10.2022 г.)
16. О системе Workflow – Организация успеха [Электронный ресурс ].– 2021. – Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html (Дата обращения: 10.10.2022 г.)
17. О системе БОСС -Референт [Электронный ресурс]. – 2021. – Режим доступа: http://www.boss–referent.ru/about/ (Дата обращения: 14.10.2022 г.)
18. О системе Дело [Электронный ресурс]. – 2021. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (Дата обращения: 14.10.2022 г.)
19. О системе ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс ]. – 2016. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (Дата обращения: 05.10.2022 г.)
20. О системе Мотив [Электронный ресурс ]. – 2021. – Режим доступа: http://www.motiw.ru (Дата обращения: 10.10.2022 г.)
21. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. – М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. – 38 с.
22. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2021. – №3. – С.26-27
23. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2016. – №11. – С. 44-46
24. Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс ]. – 2021. – Режим доступа: http://art.thelib.ru/business/safety/rinok_po_obzor_sistem_elektronnogo_dokumentooborota.html
25. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2016. – №1. – С30 -43
26. Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2022. [Электронный ресурс]. – 2021. – Режим доступа: http://ais.rissoft.ru/6.html
28. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 40. Ст. 1458.
29. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. , Издательство стандартов, 2013.
30. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Издательство стандартов, 2003
31. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Oсновные термины и определения. М. , Издательство стандартов 2006
32. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, сoздаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М. , Издательство стандартов, 2002
33. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы дoкументации. Требования к построению фoрмуляра-oбразца. М. , Издательство стандартов, 2004.
Требования Навыки работы с офисными приложениями на среднем уровне
Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».
Используемые модули «Документооборот»,
«Бизнес-процессы».
На основе анализа требований, приведенных выше, можно выделить базовые требования, которые необходимы для функционирования качественной системы электронного документооборота.
Таким образом, СЭД должна решить следующие задачи, являющиеся минимальными требованиями для выбора системы:
Поддержка принятия управленческих решений (автоматизация процессов согласования и утверждения управленческих решений);
Автоматизация организационно-распорядительной документации (делопроизводства): управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, приказами, распоряжениями, договорами;
Организация системы контроля процессов прохождения и исполнения документов;