Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
ВВЕДЕНИЕ
На каждом предприятии может возникать необходимость ведения расчетов с подот-четными лицами независимо от их целей, будь это приобретение подотчетным лицом товар-но-материальных ценностей или выдача сотруднику денежных средств на командировку.
Одной из задач бухгалтерского учета является обеспечение пользователей достовер-ной, своевременной и точной информацией. Данная цель реализуется с помощью непрерыв-ного и взаимосвязанного отражения всех документально подтвержденных операций. При правильной организации учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивается действен-ный контроль за использованием денежных средств, также благодаря этому предприятие может избежать конфликтных ситуаций в отношениях с налоговой службой.
В ходе учета расчетов с подотчетными лицами формируются расходы для целей нало-гообложения прибыли, суммы возмещения НДС из бюджета и доход, облагаемый НДФЛ, следовательно, нарушение в данном разделе бухгалтерского учета в случае налоговой про-верки могут повлечь за собой существенные налоговые последствия для организации.
К основным задачам бухгалтерского учета расчетов с подотчётными лицами можно отнести:
- своевременный, точный и полный учет средств в расчетах и операций по их движе-нию;
- контроль за целевым использованием денежных средств и денежных документов, а также контроль их сохранности при расчетах с подотчётными лицами;
- контроль документальной обоснованности использования подотчетных сумм и обос-нованности включения в состав затрат понесенных расходов;
- контроль за соблюдение кассовой дисциплины и порядка выдачи подотчетных сумм;
- контроль рационального использования денежных средств на хозяйственно-операционные цели;
- контроль за своевременными и правильными расчетами с работниками по подотчет-ным суммам.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
1. Теоретические и методологические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами 6
1.1 Сущность расчетов с подотчетными лицами как экономической категории, основные по-нятия и особенности 6
1.2 Порядок ведения, документальное оформление и контроль расчетов с подотчетными ли-цами 9
1.3 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами 13
2. Организация и методика ведения учета расчетов с подотчетными лицами и составления отчетности 19
2.1 Краткая организационно – экономическая характеристика Администрации Раздольнен-ского района Республики Крым 19
2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами в казенном учреждении Админи-страции Раздольненского района Республики Крым 20
2.3 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами казенном учре-ждении 24
2.4 Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам 28
2.5 Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам 34
2.6 Особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами 40
3. Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами 46
3.1 Сущность и принципы проведения контроля операций с подотчетными лицами 46
3.2 Организация и осуществление внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в Администрации Раздольненского района Республики Крым 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 57
ПРИЛОЖЕНИЯ 63
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Нормативно-правовые акты
1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 02.10.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2021) / [Электронный ресурс]. – Ре-жим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 19.07.2000 № 118-ФЗ (ред. от 02.07.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.07.2021) / [Электронный ресурс]. – Ре-жим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022) [Электронный ресурс]. – Режим досту-па: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_34683/.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 29.12.2020) (с изм. и доп. от 06.08.2021) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/.
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 28.12.2020) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/.
6. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от 01.11.2001 № 156-ФЗ (ред. от 18.03.2019) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34154/.
7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 24.11.2006 № 318-ФЗ (ред. от 11.06.2021) [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_64629/.
8. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_12441/.
9. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/.
10. Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валют-ном контроле" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_45458/.
11. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 (ред. от 13.05.2005) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_35407/.
12. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 07.03.2016) "О раз-мерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Рос-сийской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" " [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_38935/.
13. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях направления работников в служебные командировки" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/.
14. Постановление Правительства Российской Федерации от 12.10.2013 № 916 "О по-рядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201310170004.
15. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утвер-ждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых опе-раций, по учету результатов инвентаризации" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_20359/.
16. Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 06.04.2015) "Об утвержде-нии Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_12508/0463b359311dddb34a4b799a3a5c57ed0e8098ec/.
17. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_29165/.
18. Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н (ред. от 24.10.2016) "Об утвержде-нии Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запа-сов" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_35543/.
19. Приказ Минфина России от 27.11.2006 N 154н (ред. от 09.11.2017) "Об утвержде-нии Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_65496/.
20. Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н (ред. от 07.02.2020) "Об утвержде-нии положений по бухгалтерскому учету" (вместе с "Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008)" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_81164/2d52707f5a4d5314b9e470a9bf59cb826ec848dd/.
21. Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 14.09.2020) "Об утвержде-нии Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (госу-дарственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/.
22. Приказ Минфина России от 06.12.2010 N 162н (ред. от 28.10.2020) "Об утвержде-нии Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" [Электронный ре-сурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107678/.
23. Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н (ред. от 15.06.2020) "Об утвержде-нии форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного само-управления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государ-ственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_177766/.
24. Приказ Минфина России от 29.11.2017 N 209н (ред. от 24.09.2021) "Об утвержде-нии Порядка применения классификации операций сектора государственного управления" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_284955/.
25. Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П (ред. от 28.09.2020) "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_52513/.
26. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кас-су юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_69580/.
27. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 05.10.2020) "О порядке ве-дения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предприниматель-ства" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163618/.
28. Указание Банка России от 09.12.2019 N 5348-У "О правилах наличных расчетов" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_350539/.
29. Указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У "О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_368209/.
30. Письмо № 03-11-11/42288 от 25.08.2014 О правомерности перечисления работни-кам организации, применяющей УСН, подотчетных сумм на их личные банковские карты. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=QUEST&n=139623#GI7nA5TafRZJtRbT.
31. Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 О возможности перечис-ления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские карты [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_222719/.
32. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 [Электронный ресурс]. – Режим досту-па: https://www.klerk.ru/doc/86421/.
33. Письмо Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_2540/.
34. Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 Об оформлении документов при выдаче наличных денег работнику под отчет [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=QUEST&n=170671#mD4oA5TdqaZeSyF2.
Книги
35. Бондина, Н. Н. Бухгалтерский финансовый учет (продвинутый уровень) : учебное пособие / Н. Н. Бондина, И. А. Бондин. — Пенза : ПГАУ, 2020. — 400 с. [Электронный ре-сурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/170982.
36. Бухгалтерский учет в государственных и муниципальных учреждениях : учебник / С. Н. Козлов, В. А. Макарычев, З. А. Мишина [и др.]. — Нижний Новгород : НГИЭУ, 2020. — 497 с. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/164067.
37. Заславская, И. В. Бухгалтерский учет : учебно-методическое пособие / И. В. За-славская, И. В. Смагина. — Москва : МИСИ – МГСУ, 2019. — 120 с. — ISBN 978-5-7264-1988-6. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/143074.
38. Качан, Н. А. Практические основы бухгалтерского учета активов организации : учебное пособие / Н.А. Качан, А.Б. Тресницкий. — 2-е изд., стер. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — 541 с. — (Среднее профессиональное образование). — DOI 10.12737/1048802. - ISBN 978-5-16-015742-9. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://znanium.com/catalog/product/1048802.
39. Лосева, А. С. Бухгалтерский учет и анализ : учебное пособие / А. С. Лосева, С. В. Мегаева. — Воронеж : Мичуринский ГАУ, 2018. — 106 с. — ISBN 978-5-94664-358-0. [Элек-тронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/157815.
40. Остаев, Г. Я. Бухгалтерский финансовый учет : учебник / Г. Я. Остаев. — Ижевск : Ижевская ГСХА, 2021. — 512 с. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/209015.
41. Поленова, С. Н. Бухгалтерский учет и отчетность : учебник / С. Н. Поленова. — 2-е изд. — Москва : Дашков и К, 2021. — 402 с. — ISBN 978-5-394-04246-1. [Электронный ре-сурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/229217.
42. Федорец, М. С. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях : учебное пособие / М. С. Федорец. — Донецк : ДонНУЭТ имени Туган-Барановского, 2019. — 243 с. [Элек-тронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/167633.
43. Федорова, О. В. Бухгалтерский учет : учебное пособие / О. В. Федорова, А. Б. Ва-сильева, Н. Д. Авилова. — Москва : РУТ (МИИТ), 2020 — Часть 2 — 2020. — 82 с. [Элек-тронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/175862.
44. Финансовый и управленческий учет : учебник / Е. И. Костюкова, О. В. Ельчанинова, С. А. Тунин [и др.]. — Ставрополь : СтГАУ, 2016. — 421 с. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/107231.
Научные статьи
45. Павлюченко Т.Н. Применение МСФО к учету дебиторской задолженности / Т.Н. Павлюченко// Вестник Томского государственного университета. Экономика. №2 (34), 2016 – с. 120-124 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/primenenie-polozheniy-msfo-ifrs-9-finansovye-instrumenty-k-uchetu-debitorskoy-zadolzhennosti-1.
46. Свистунова, М.А. РАСЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: УЧЕТ, ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТНОСТИ И УСЛОВИЯ ПОГАШЕНИЯ ЗАДОЛЖЕННОСТИ / М.А. Свистунова, О.А. Сопова, Т.В. Сорина // Научные записки ОрелГИЭТ. — 2016. — № 4. — С. 22-27. — ISSN 2079-8768. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/journal/issue/302154.
47. Слугина С.В. Особенности учета дебиторской задолженности в соответствии с РСБУ и МСФО / С.В. Слугина //Journal of Economy and Business, vol.4, 2016. - с. 21-25. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-ucheta-debitorskoy-zadolzhennosti-v-sootvetstvii-s-rsbu-i-msfo.
48. Толстая, О.В. НЮАНСЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ / О.В. Толстая, А.А. Васильцова // Бюллетень науки и практики. — 2018. — № 5. — С. 459-464. — ISSN 2414-2948. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/journal/issue/307903.
Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нор-мативными актами, применяемыми юридическими лицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета в бюджетных организациях. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюд-жетных ассигнований. Основной формой внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в Администрации Раздольненского района Республики Крым является проверка правильности составления и оформления авансовых отчетов. В ходе такой проверки устанавливаются полнота, достоверность и точность отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также факт соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.
Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующим образом:
1. В учреждении создается отдельное структурное подразделение (отдел внутреннего финансового контроля с подчинением руководителю учреждения) либо вводится отдельная должность ревизора (также с непосредственной подчиненностью руководителю учрежде-ния).
2. В учреждении создается постоянно действующая комиссия, на которую будет возло-жено проведение данного контроля.
3. Полномочиями по осуществлению внутреннего финансового контроля наделяются работники структурных подразделений учреждения (например, работники финансовых и кадровых служб). В такой ситуации внутренний контроль проводится в рамках предвари-тельных и текущих контрольных мероприятий.