Методы организации документооборота. Прием, группировка, порядок хранения документов
Введение
Предоставленная работа посвящена такому процессу, как документооборот. В настоящее время правильная организация документов играет главную роль на предприятии. Любое предприятие нуждается в централизованном прохождении документов. Поэтому организация документооборота является актуальной темой.
Целью работы является изучение понятия документооборота, рассмотрение сущности, а также методов организации.
Цель и логика исследования обусловили необходимость постановки и решения следующих задач:
-дать определение управление документооборотом предприятия;
-определить его сущность;
-изучить нормативно-методическую базу документооборота;
-определить общие проблемы управления документооборотом
-определить методы его совершенствования;
-дать характеристику организационно–хозяйственной и производственной деятельностям предприятия;
-провести анализ организации документооборота предприятия;
-рассмотрены и предложены рекомендации по улучшению организации и управления документооборотом на предприятии.
Объектом исследования будет являться предприятие ОАО «ДАЛЬХИМФАРМ», находящиеся в г. Хабаровск.
Предметом исследования выступают теоретические, методологические и организационно–правовые вопросы управления документооборота на предприятиях.
Содержание
Введение 3
Глава 1. Основные моменты организации документооборота и его сущность 4
1. 1. Характеристика документооборота и его способы организации 4
1.2 Прием, группировка, порядок хранения документов 7
Глава 2. Анализ методов организации документооборота на примере организации АО «ДАЛЬХИМФАРМ» 17
2.1. Основные методы организации документооборота на предприятии ОАО «ДАЛЬХИМФАРМ» 17
2.2. Анализ документооборота и пути улучшения. 21
Заключение 26
Список использованной литературы: 27
Список использованной литературы:
1.Документооборот и делопроизводство [электронный ресурс].
2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. Каморухин Н.А., Карташов И.В. Бухгалтерский учет. 4 издание. –М. 2003.
5. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2008. №1.
6. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2008. №1.
7. Вылова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2007.
8. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2008.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2008. №4.
10. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов. - М.: Высшая школа, 1991. – 159с.
11. ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 №129-Ф3.
Есть также документы, которые хранить не нужно. К ним относятся: рекламные буклеты и каталоги, поздравительные открытки и адреса, коммерческие предложения, приглашения на презентации, выставки и так далее. Работодатель должен обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения. Документы первичного учета должны быть защищены от внесения в них изменений. Место хранения документов, которые еще не передали в архив, не регламентировано, за исключением некоторых случаев. В текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия могут находится документы временного срока хранения, которые еще не передали в архив. Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, которые предохраняют документы от пыли от солнечных лучей. Допускается хранение документов в столах исполнителей. Этот сотрудник, который хранит документ в столе, несет за него ответственность. Текущие документы могут храниться как в подразделениях и кабинетах исполнителей, а также в специальном – архиве. В этом помещении не только обычные стеллажи, но и несгораемые шкафы. Они хранят документацию, которая не ограничена сроком хранения или которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запираются на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом начальника. Документы передаются на архивное хранение в подшитых папках - делах. Каждая такая папка содержит один тип документации и имеет уникальный регистрационный номер, который состоит из цифр и букв в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией. Работодатель самостоятельно составляет локальные правила хранения документов. Эти локальные правила, утверждаемые руководителем, устанавливают места хранения документов и правила организации документооборота, которые закреплены в учетной политике компании. Локальным нормативным актом, например Регламентом или Инструкцией по документообороту, работодатель имеет право устанавливать сроки хранения в разделах текущей документации, работа над которой уже завершена.