Внедрение электронного документооборота в музейном учреждении: проблемы и перспективы
ВВЕДЕНИЕ
Изменения являются постоянной чертой организационной жизни, и способность управлять ими рассматривается как ключевая компетенция успешных организаций. Инструменты обмена электронными данными могут быть самыми разными: от локальных компьютерных сетей до общедоступной глобальной сети Интернет. Однако, документы, ожидающие рассмотрения и утверждения на рабочем столе сотрудников или в почтовом ящике электронной почты, являются обычной причиной задержек рабочего процесса.
Актуальность изучения вопросов внедрения электронного документооборота определяется потребностью в налаживании эффективной организации процессов документооборота. Практическая значимость исследования состоит в повышении оперативности взаимодействия сотрудников и подразделений музейного учреждения, ускорении обработки документов для выполнения установленного государственного задания.
Объектом исследования является процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота. Предметом исследования является документооборот музея-заповедника. Специфика делопроизводства в музейной сфере заключается в том, что весь комплекс документов разделяется на два участка: общий документооборот музея и особый внутренний документооборот, присущий музейной отрасли.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………. 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА .…………………….……….. 5
1.1 История развития электронного документооборота и задачи использования ……….……………… .……………… 5
1.2 Правовое регулирование электронного документооборота …….. 12
ГЛАВА 2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПЛЕКСА ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ..
2.1. Критерии выбора системы электронного документооборота …..
2.2. Обзор российских систем электронного документооборота ……
ГЛАВА 2. ВНЕДРЕНИЕ СЭД «Е1 ЕВФРАТ» ……………………………… 28
3.1. Структура музейного учреждения и характеристика документооборота ……………………………………………...… 35
3.2. Порядок автоматизации документооборота и анализ эффективности …………………..……… 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………… 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ …… 50
НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ
Алтухова, Н.Ф. Системы электронного документооборота / Н. Ф. Алтухова, А. Л. Дзюбенко, В. В. Лосева, Ю. Б. Чечиков. – МОСКВА : Компания КноРус, 2019. – 202 с. - https://bstudy.net/765429/ekonomika/sistemy_elektronnogo_dokumentooborot
Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие, 2008г., 417 с.
Белов, С.П. Подготовка предприятий к внедрению систем электронного документооборота. Монография- М.: Мир науки, 2016. - 210 с.
Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики, 2019г., 450 с.
Борискин, В. В. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение : учеб. пособие для студентов вузов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова, С. Г. Тихомиров ; В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова, С. Г. Тихомиров. – Москва : Проспект, 2006. – 356 с
Букреева, О. Н. Мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2019 год / О. Н. Букреева // Документация в информационном обществе: информационные технологии и управление документами в условиях глобальных вызовов : ДОКЛАДЫ И СООБЩЕНИЯ XXVII МЕЖДУНАРОДНОЙ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ, Москва, 05–06 ноября 2020 года. – Москва: Общество с ограниченной ответственностью "Литературное агентство "Университетская книга", 2021. – С. 108-112.
Бушуева, Е. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел / Е. Бушуева // Кадровик. – 2012. – № 5. – С. 198-204. https://www.elibrary.ru/item.asp?id=20658299
Верников, Д. А. Критерии выбора информационных технологий для формирования бизнес-процессов в финансово-экономической деятельности / Д. А. Верников // Гуманитарные, социально-экономические и общественные науки. – 2013. – № 3. – С. 227-229. - https://cyberleninka.ru/article/n/kriterii-vybora-informatsionnyh-tehnologiy-dlya-formirovaniya-biznes-protsessov-v-finansovo-ekonomicheskoy-deyatelnosti/viewer
Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления : учебник / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачёв, О. А. Мухаметшина. – Москва : Юнити-Дана, 2017. – 392 с. : табл., граф., ил., схемы – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=684757 (дата обращения: 05.02.2022). – Библиогр.: с. 382-383. – ISBN 978-5-238-01770-9. – Текст : электронный.
Доронина, Л.А. Документоведение : Учебник и практикум / Л. А. Доронина, А. В. Пшенко, Л. А. Иванова [и др.]. – 2-е изд., пер. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2018. – 309 с.
Ерохин, В. В. Автоматизация электронного документооборота вуза / В. В. Ерохин. – Москва : ФЛИНТА, 2018. – 132 с
Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. Том. 23. № 1. С. 196-206.URL: https://www.jour.fnisc.ru/index.php/hsr/article/view/4980/4770 (дата обращения: 30.01.2022).
Корнеев И.К. Информационные технологии в работе с документами. Учебник, 2016г., 597 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления, 2017г., 417 с.
Кузнецов, И. Н. Делопроизводство : учебное пособие : [16+] / И. Н. Кузнецов. – 10-е изд. – Москва : Дашков и К°, 2021. – 406 с. : табл. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=684221 (дата обращения: 15.02.2022). – Библиогр.: с. 312-323 – ISBN 978-5-394-04152-5. – Текст : электронный.
Куняев Н.Н. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: учебник для вузов / Н.Н. Куняев, Т.В. Кондрашова, Е.В. Терентьева, А.Г. Фабричнов / под общ. ред. д.ю.н., проф. Н.Н. Куняева. – М., 2016. – 408 с. - http://gsuda.gospmr.org/wp-content/uploads/2021/12/IT-%D0%94%D0%9E%D0%A3-%D0%B8-%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2-%D0%9A%D1%83%D0%BD%D1%8F%D0%B5%D0%B2-2016.pdf
Ларин, М.В. Электронные документы: вопросы теории и практики // История и архивы. 2015. №2 (145). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-dokumenty-voprosy-teorii-i-praktiki-1 (дата обращения: 22.01.2022).
Наташкина, Е. А. Электронный документооборот в государственных учреждениях: проблемы и перспективы / Е. А. Наташкина // Информация - коммуникация - документ (ИКД-2021) : Сборник статей по материалам II Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием), Пенза, 23–24 сентября 2021 года. – Пенза: Пензенский государственный университет, 2021. – С. 133-137.
Петрова, М. Д. Документооборот в управленческой деятельности / М. Д. Петрова // Эффективное государственное и муниципальное управление как фактор социально-экономического развития территорий : Сборник научных статей II Всероссийской научно-практической конференции студентов, аспирантов, молодых ученых, Севастополь, 20 апреля 2021 года. – Севастополь: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Севастопольский государственный университет", 2021. – С. 115-118.
Поляк, Ю. Е. От безбумажной информатики - к электронному государству / Ю. Е. Поляк // Информационные ресурсы России. – 2010. – № 2(114). – С. 13-25.
Прищеп, И.П. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРЕД ТРАДИЦИОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ / И.П. Прищеп, Л.В. Зимина // Экономическая среда. — 2017. — № 1. — С. 15-18. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/303573 (дата обращения: 18.01.2022). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления
Руководство пользователя программного модуля «Евфрат» – Москва: Cognitive Technologies, 2015 – 356 с.- URL: https://docplayer.com/25960400-Rukovodstvo-polzovatelya.html
Сакова, Т.Г. История развития системы электронного документооборота в России / Т.Г. Сакова. – Текст: электронный // Проблемы информационной безопасности. – 2020. – С. 108-110. – URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=42408759&
Саманцов, А. П. Развитие делопроизводства в Российской Федерации: этапы автоматизации / А. П. Саманцов, В. С. Трофимова // Тенденции развития науки и образования. – 2018. – № 43-5. – С. 21-23. URL: https://www.elibrary.ru/download/elibrary_37081397_74060952.pdf
Сенченко, П.В. Документационное обеспечение управленческих решений : учебное пособие / П. В. Сенченко, Ю. П. Ехлаков, В. Е. Кириенко. — Томск: Эль Контент, 2011. — 142 c.
Соколова, Ж. В. Законодательная и нормативная регламентация делопроизводства организации / Ж. В. Соколова, А. М. Попова // Научный вестник Крыма. – 2021. – № 6(35).
Тищенко, П.А. Безопасность электронного документооборота : учебное пособие : [16+] / П. А. Тищенко, Ю. М. Казаков, Р. А. Филиппов [и др.]. – Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2021. – 54 с. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=602225 (дата обращения: 03.03.2022). – Библиогр. в кн. – ISBN 978-5-4499-1928-1. – Текст : электронный.
Усачева, О.Ф. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ПРЕИМУЩЕСТВА / О.Ф. Усачева // Актуальные проблемы правоведения. — 2014. — № 1-2. — С. 104-108. — ISSN 2070-1039. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/309729 (дата обращения: 12.02.2022). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
Был предпринят поэтапный подход к автоматизации документооборота. На первом этапе проведен анализ системы делопроизводства. Установлена тематика и виды документов, образующихся в деятельности музея-заповедника, их виды и ценность, в каждом подразделении. Максимальное внимание потребовалось документам короткого временного срока хранения, связанным с финансовыми транзакциями и документам, содержащим информацию о работах на объектах культурного наследия и посвященным земельно-правовым вопросам. Изучены все организационно-распорядительные документы, касающиеся документооборота, включая бухгалтерские и кадровые регламенты. Рассмотрены известные маршруты, по которым двигается документация: порядки создания, согласования и подписания внутренних документов, регистрации и исполнения входящих документов, порядок архивирования и уничтожения документов. В результате выделены процессы, требующие автоматизации и сформированы требования к будущей системе электронного документооборота.
Вторым этапом был выбор программного обеспечения. Специалистами отдела информационных требований было подготовлено техническое задание и произведена закупка в рамках Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Комплекс «E1 Евфрат» получил преимущество, т.к. имеет трехзвенную архитектуру клиент-сервер и состоит из нескольких взаимосвязанных программных модулей. Все данные хранятся на сервере баз данных (БД), а взаимодействие клиентских модулей и сервера БД осуществляется через сервер приложений. Пользователи на своих рабочих местах работают с клиентским модулем «Евфрат», который обеспечивает широкие возможности по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, а также деловой активности организации: ввода и хранения документов, управления работами по документам, создания статистических отчетов.